COBISOFT Documentation

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====== Mit COBI.time arbeiten ======

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===== Was ist COBI.time ? =====

COBI.time ist eine effiziente Personalzeiterfassung angebunden in SAP Business One. Es ist ein Zeiterfassungssystem für moderne mittelständische Unternehmen.

Ob unterwegs, im Büro, auf der Baustelle oder beim Kundenbesuch: COBI.time ist Ihre schlanke und moderne Lösung für SAP Business One, die alle Anforderungen einer modernen Arbeitszeiterfassung überall und jederzeit erfüllt.

  * Inbetriebnahme innerhalb weniger Stunden
  * Geräteunabhängige Nutzung z.B. über jeden Webbrowser und Mobile Geräte
  * Mehrsprachige Benutzeroberfläche und internationaler Einsatz möglich
  * Exklusiv für SAP Business One

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===== Zweck und Anwendungsbereich=====

Dieses Dokument ist das Benutzerhandbuch von COBI.time. Es soll alle notwendigen Informationen zur Nutzung dieser Software im Prozess des Zeiterfassungsmanagements liefern. Es unterstützt den Kunden bei der Nutzung von COBI.time, um seine Arbeitszeiten zu erfassen und mit SAP Business One zu integrieren.

Das Handbuch setzt voraus, dass die Leser mit dem PC oder dem Gerät, auf dem COBI.time installiert ist, vertraut sind. Die Person, die COBI.time ausführt, muss über eine ausreichende Sicherheitsfreigabe verfügen und entsprechend dem Status des Unternehmens autorisiert sein.

Diejenigen Personen, die Zugang zur Nutzung von COBI.time in Verbindung mit klassifizierter Hardware haben, müssen sich mit den Anweisungen in diesem Handbuch vertraut machen und diese befolgen.

Das Handbuch wurde für mittelständische Unternehmen entwickelt und ist exklusiv für SAP Business One. Es enthält fünf Hauptabschnitte, darunter die Einleitung:

  * **Einführung:** Beschreibung des Produkts und seine Bedeutung, des Zwecks und Umfangs dieses Benutzerhandbuchs sowie der allgemeinen Einstellungen.
  * **Mitarbeiter-Zeiterfassung:** Beschreibt den Prozess der Zeiterfassung.
  * **Verwaltungsfunktionen:** Beschreibung des Prozesses der manuellen Zeiterfassung, der Benutzereinrichtung, des Anwesenheitskontrollberichts und der Passworteinstellung.
  * **Berichtsverfahren:** Beschreibt die Verfügbarkeit von Berichten und den Export in eine Excel-Datei.
  * **Zusammenfassung:** die abschließenden Bemerkungen des Benutzerhandbuchs


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===== Allgemeine Einstellungen =====

==== Gerätekonfiguration öffnen ====

Konfigurieren Sie das Gerät entweder auf einen Geräte- oder einen Terminalmodus. Auf diese Weise erscheint das erste Log-in-Fenster von COBI.time. So können Sie das Gerät nach Ihrer Wahl konfigurieren und für die Zukunft speichern. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

**Schritt 1: Hauptmenü -> Gerätekonfiguration öffnen**

{{ :cobi.time:first.png?1000 |}}

**Schritt 2: Klicken Sie auf das Computersymbol, um aus den Dropdown-Listen den Konfigurationsmodus auszuwählen**. 

{{ :cobi.time:configure.png }}

**Schritt 3: Klicken Sie auf Speichern** 

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==== Spracheinstellungen ====

Sobald Sie sich bei COBI.time angemeldet haben, öffnet sich das Hauptmenüfenster. In der oberen rechten Ecke dieses Fensters wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus, mit der Sie arbeiten möchten. Zum Beispiel **Deutsch** oder **Englisch**. 

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{{ :cobi.time:ss1.png?900 |}}

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======Zeiterfassung für Mitarbeiter ( Arbeiten mit dem Prozess der Zeiterfassung für Mitarbeiter)======

Aus Sicherheits- und Kontrollgründen kann ein Administrator oder eine autorisierte Person das Recht haben COBI.time zu starten oder es kann eine automatische Startoption verfügbar sein. Anschließend ist das System einsatzbereit. 

===== Start =====

Gehen Sie davon aus, dass alle Prozesse der Installation und der Integration mit SAP Business One abgeschlossen sind. Als Administrator oder autorisierter Mitarbeiter können Sie COBI.time entweder über den Webbrowser oder durch Doppelklick auf das Symbol auf dem Desktop starten. Sie erhalten dann das folgende Fenster angezeigt:

{{ :cobi.time:time.png }}

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===== Benutzerkonto Anmeldung =====

Nach dem Start von COBI.time erscheint das Anmeldefenster. Danach gehen Sie wie folgt vor:

  * Schritt 1 Geben Sie **Benutzername** und **Passwort** ein 
  * Schritt 2 Klichen Sie auf **LOGIN**

Oder:

  * Schritt 1 Klicken Sie einfach auf den **PIN** Button
  * Schritt 2 Eingabe des **PIN**-Codes

{{ :cobi.time:zahl.png }}

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===== COBI.time Haupt Menü =====

==== Menü Liste ====

Sie können die Liste des Hauptmenüs auf der linken Seite des COBI.time-Fensters anzeigen. Dazu **klickt** man auf die **linke obere Ecke** des geöffneten Fensters und sieht dann die Menüliste:

{{ :cobi.time:profil.png }}

==== Profilbild ändern ====

Um das Profilbild zu ändern, klicken Sie auf das Bildfeld.

Wenn Sie ein anderes Bild einfügen möchten, klicken Sie auf die Bildbox und wählen Sie das gewünschte Foto aus der entsprechenden Quelle aus und öffnen Sie es. Dann erhalten Sie das neue Bild an dessen Stelle.

{{ :cobi.time:open.png }}

==== Anwesenheitsstatus ====

{{:cobi.time:short.png }}

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Am unteren Rand des Profilbildes wird der Status angezeigt: **Im Haus**. Damit wird der Status der Anwesenheit (**im Haus, außer Haus oder im Home Office**) während der regulären Arbeitszeit angegeben. Der Status kann von der Tätigkeit oder Aufgabe abhängen, mit der ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Bei der Tätigkeit kann es sich um ein Projekt (außerhalb des Büros), um Arbeit von zu Hause (im Home Office), um Anwesenheit im Büro oder um Abwesenheit handeln. 


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==== Mail Benachrichtigung ====

Die Mail-Benachrichtigung informiert Sie durch die Anzeige eines Symbols im Benachrichtigungsbereich. Die Meldung verhält sich genau so, wie man es erwarten würde: Sie sendet eine Meldung an Ihre Posteingänge. 
Wenn Sie die Benachrichtigungsleiste öffnen möchten verfahren Sie wie folgt:

Klicken Sie auf die Symbolleiste der Benachrichtigungsleiste {{mail.png?40}} in der rechten unteren Ecke des Profilbildfeldes. Die Zahl **1** zeigt die Anzahl der vorhandenen Nachrichten im Posteingang an.

{{:cobi.time:icon.png}}

Um den Status einer Nachricht als **gelesen** oder **ungelesen** zu markieren, **wählen** Sie die entsprechende Nachricht aus und **klicken** Sie dann auf **Postfach**.{{mailbox.png?25}}

Um die Nachricht zu löschen, klicken Sie auf **Löschen**. {{trash.png?25}}

Um so viele Zeilen wie möglich pro Seite anzuzeigen, klicken Sie auf den **Nach-Unten-Pfeil** {{rows.png?160}} am unteren Rand des Fensters.

**Hinweis:**

Wenn das Meldungsfeld leer ist, können Sie keine Maßnahmen ergreifen. Wenn Sie jedoch unter **Benachrichtigungsfenster** einige verfügbare Nachrichten haben, können Sie diese mit dem **Kontrollkästchen** rechts neben dem Inhalt der Nachricht auswählen oder aber die Auswahl aufheben.

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===== Wie die Zeiterfassung funktioniert =====

Die Zeiterfassung bietet einen großen Vorteil für Ihre Verwaltungsprozesse. Sie unterstützt Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen dabei, die von Ihren Mitarbeitern geleisteten Arbeitsstunden zu erfassen.

Als Arbeitnehmer **checken** Sie sich in COBI.time ein und **checken** auch wieder aus; dadurch wird Ihre Zeit für die ausgeführte Arbeit erfasst. Dies geschieht folgendermaßen:

**Einloggen in COBI.time** -> **Hauptmenü** -> **Zeiterfassung**

oder

Klicken Sie einfach auf das Symbol **Zeiterfassung** in der Symbolleiste:
{{ :cobi.time:zzeit.png }}

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==== Zeiterfassung für verschiedene Tätigkeiten: ====

COBI.time ermöglicht es Mitarbeitern, Arbeitszeiten zu erfassen und diese einem Projekt oder als reguläre Arbeitszeit zuzuordnen. Im ersten Schritt melden Sie sich entweder mit Ihrem **PIN-Code** oder **Benutzernamen** und einem **Passwort** an.

=== a) Aufzeichnung der regulären Arbeitszeiten ===

**Schritt 1:** Klicken Sie im Hauptmenü auf **Zeiterfassung **

**Hauptmenü -> Zeiterfassung**

**Schritt 2:** Klicken Sie auf **Kommen**, um die Zeiterfassung zu beginnen

**Hauptmenü -> Zeiterfassung -> Kommen**

**Hinweis:** Wenn es eine Pausenzeit gibt, stoppen Sie die Zeit. Hierfür müssen Sie:

Klicken Sie auf **Pause Start**

Wenn die Pausenzeit beendet ist, klicken Sie auf **Pause Ende**

**Schritt 3:** Die Arbeitszeit endet, klicken Sie auf **Gehen**

**Hauptmenü -> Zeiterfassung -> Gehen**

**Schritt 4:** Kehren Sie zum **Hauptmenüfenster** zurück, indem Sie auf den **Zurück-Pfeil** klicken.

{{ :cobi.time:timekeeping.png }}

**Schritt 5:** Verlassen Sie das Hauptmenüfenster und klicken Sie erneut auf den Zurück-Pfeil.

{{ :cobi.time:main.png }}

**Hinweis:** Die Gesamtzeit, die für die Ausführung der Tagesarbeit aufgewendet wurde, wird automatisch in SAP Business One gespeichert und in den Monatsbericht aufgenommen.

=== b) Projektzeit aufzeichnen ===

Die Projektzeit ist die Zeit, die ein Mitarbeiter für ein bestimmtes Projekt aufwendet. In diesem Fall bietet COBI.time die Möglichkeit, die für ein bestimmtes Projekt aufgewendete Zeit zu erfassen. Um dies zu tun:
Um die Projektarbeitszeit zu starten, klicken Sie auf **Projektstart**

**Hauptmenü -> Zeiterfassung -> Projektstart** {{projectstart.png?25}}

In diesem Fall gibt es Optionen zur Auswahl des Projekttyps wie Projekte, Serviceabrufe 
und Finanzprojekte.

Im Abschnitt Projekte kann man sehen, ob es ein laufendes Projekt gibt, aus dem man auswählen kann, und kann dann auf der Ebene der Projektstufe fortfahren, bis man die gewünschte Projektstufe erhält. 

{{ :cobi.time:ss10.png?400 |}}

Wählen Sie eine Projektphase. Zum Beispiel: Hardware-Implementierung

{{ :cobi.time:ss9.png?400 |}}

Wählen Sie eine Aktivität innerhalb der Projektphase. Zum Beispiel Aufzeichnung der offenen Fragen und 
aktuellen Situation.

{{ :cobi.time:zeile.png?400 }}

**Klicken Sie auf Speichern**.

Die zweite Option ist die Auswahl von Service Calls, falls vorhanden. In unserem Beispiel gibt es keine vorhandenen Serviceaufrufe.

{{ :cobi.time:ss14.png?400 |}}

Die dritte Option ist die Verfügbarkeit von Finanzprojekten, aus denen für die Durchführung des Prozesses ausgewählt werden muss.

{{ :cobi.time:ss12.png?400 |}}

Klicken Sie auf **ok**, um fortzufahren. Danach wird folgendes angezeigt 

{{ :cobi.time:zeile_nach.png?400 }}

**Klicken Sie auf Speichern**

Um die Projektarbeitszeit zu beenden, klicken Sie auf **Projektende**

**Hauptmenü -> Zeiterfassung -> Projek Ende**

==== Aufgezeichnete Daten / Benutzerinformationen anzeigen ====

Die Gesamtzeit, die eine Person für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe aufgewendet hat, kann von Ihnen überprüft werden. Für einen bestimmten Monat oder einen bestimmten Arbeitstag ist die Historienansicht verfügbar. Es besteht auch die Möglichkeit, die bereits erfassten Daten zu bearbeiten. Diese sind über die Option Informationen anzeigen verfügbar. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

**Hauptmenü -> Zeiterfassung -> Informationen anzeigen**

Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters Zeiterfassung auf die Schaltfläche **Informationen anzeigen**

{{:cobi.time:info.png?25|}}

{{ :cobi.time:timek.png }}

oder
 
**Hauptmenü -> Benutzerinformationen**

Dann sieht die Darstellung wie folgt aus:

{{ :cobi.time:graph.png?400 }}

Wie in der obigen Abbildung zu sehen ist, sind die angezeigten Optionen die Anwesenheitsmitteilung (der Meldestatus entweder **Anwesend** oder **Abwesend** für den aktuellen Benutzer), die Arbeitsstunden des Tages, der Saldo oder der Zeitbericht, der Gesamturlaubsstatus und die Abwesenheitsantragsoptionen. {{:cobi.time:absence.png}} 

{{ :cobi.time:wh.png?400 }}

Eine weitere Information, die Ihnen zur Verfügung steht, ist der Gesamturlaub in Tagen, die noch offenen, geplanten, genommenen und unbestätigten (beantragten, aber noch nicht genehmigten) Urlaubstage.

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==== Posteingang für den Nachrichtenstatus (Benachrichtigung über den Anwesenheitsstatus) ====

Wenn wir in diesem Fall auf die Benachrichtigung über den Nachrichtenstatus im Posteingang klicken {{:cobi.time:mail.png?30|}} werden die für diesen Benutzer oder Mitarbeiter verfügbaren Nachrichten angezeigt. Das grüne Kästchen zeigt die Verfügbarkeit der gespeicherten Nachrichten an und die Zahl, z. B. 1 was in unserem Fall, bedeutet, dass eine Nachricht verfügbar ist.

{{ :cobi.time:nt.png?700 }}

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==== Tagesverlauf-Ansicht ====

Sie haben als Einzelperson eine bestimmte Tätigkeit ausgeführt und Ihre Arbeitszeit täglich in COBI.time erfasst. Am Ende des Tages oder zum aktuellen Datum möchten Sie den Status einsehen. Gehen Sie dazu in das Hauptmenü und wählen Sie:

**Hauptmenü -> Zeiterfassung -> Informationen anzeigen -> Heutige Arbeitsstunden**

{{ :cobi.time:tdiff.png?500 }}

Während des aktuellen Datums können wir den Status der Start- und Endzeit, die gesamte Arbeitszeit, die Differenz zwischen der täglichen Arbeitszeit und der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit, die gesamte Pausenzeit und den Zeitkontostand auf einen Blick sehen. 

{{ :cobi.time:new1.png?450 }}

Sie können gelöschte Buchungen auch ein- und ausblenden, indem Sie auf die Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Verlaufsfensters klicken {{:cobi.time:new2.png?70|}}

== Historie bearbeiten ==

{{ :cobi.time:new3.png }}

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**Schritt 1:** Sie können den Verlauf auch bearbeiten, indem Sie auf die Plus-Schaltfläche klicken, wie Sie auf dem Bild links sehen können.

Bewegen Sie sich zunächst mit den Pfeiltasten nach rechts und links zum gewünschten Datum für die Korrektur. Sie können auch auf die Datumszeile klicken, wodurch sich die Kalenderoption öffnet, um das gewünschte Datum auszuwählen. Gehen Sie dann zur Bearbeitung.

{{ :cobi.time:new4.png?500 }}

**Schritt 2:** Gehen Sie zum Statusbereich und wählen Sie die gewünschte Option aus der Dropdown-Liste.

{{ :cobi.time:new5.png?500 }}

**Schritt 3:** Fügen Sie die erforderlichen Informationen ein, z. B. ändern Sie die Uhrzeit des Arbeitsendes von 14:50 auf 17:50. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Speichern. Bestätigen Sie, ob die Änderungen korrekt sind und gespeichert werden sollen. Klicken Sie auf Ok, wenn Sie die Änderungen speichern möchten. Wenn keine Aktion erforderlich ist, klicken Sie außerhalb des Bearbeitungsfensters, um die Aktion abzubrechen.


**Anmerkung:** Fügen Sie Kommentare ein, da diese in diesem Fall erforderlich sind.

Bitte beachten Sie außerdem die Reihenfolge bei der Eingabe der zeitnahen Daten. Sie müssen in der richtigen Reihenfolge eingegeben werden, sonst wird die Zeile rot markiert und es können keine weiteren Maßnahmen ergriffen werden. Wenn Sie zum Beispiel versuchen, eine Arbeit einzutragen, die um **10:55** begann und um** 09:54** endet. Die Zeile wird rot markiert. Siehe unten:
{{ :cobi.time:6.png |}}

Falls erforderlich, verwenden Sie den Papierkorb auf der rechten Seite jedes Datensatzes, um die falsch eingegebenen Daten zu löschen.  {{:cobi.time:7.png?30|}}Bestätigen Sie anschließend die Löschung.

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=== Monatliche Historienansicht ===

Die während des Monats insgesamt verbrachten Stunden können in COBI.time ebenfalls auf einen Blick eingesehen werden. Im Informationsfenster können Sie auf die Schaltfläche " Monatsübersicht öffnen" klicken, wie unten dargestellt.


{{ :cobi.time:8.png?400 }}

Daraufhin öffnet sich das unten stehende Fenster, in dem Sie den Zeitkontostand und den Status der einzelnen Tageszeiteinträge des ausgewählten Monats einsehen können.

Bearbeitungshistorie: Diese ist in diesem Bereich verfügbar. 
Klicken Sie auf das entsprechende Datum, das bearbeitet werden soll. Wählen Sie zum Beispiel das Datum 07. Juli 2021 aus der Tabelle auf der linken Seite.
Die Datensätze sind dann zur Bearbeitung bereit. (Befolgen Sie die Schritte ähnlich wie im Abschnitt Historie bearbeiten)

{{ :cobi.time:9.png?500 |}}

**Auswahl der Legendenfarbe**: Sie können außerdem die bevorzugte Farbe der Legende für jeden angezeigten Status auswählen.

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{{ :cobi.time:10.png?600 }}

**Monatlicher Zeitbericht:** Eine weitere Option, die im Informationsfenster angezeigt wird, ist die Auswahl des monatlichen Zeitberichts. 

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{{ :cobi.time:11.png }}

Sobald Sie auf die Schaltfläche **Zeitbericht** klicken {{:cobi.time:12.png?40|}}, Sobald Sie auf die Schaltfläche **Zeitbericht** klicken
wird automatisch der bestehende Monatsbericht angezeigt. (Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Berichtsverfahren)

==== Abwesenheitsübersicht und Abwesenheitsantrag ====

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie Abwesenheitsübersichten anzeigen und eine Abwesenheit beantragen können. Die Abwesenheitsgründe können Urlaub, Krankheit usw. sein. 

== Abwesenheitsübersicht ==

Die Abwesenheitsübersicht kann über **Verwaltung -> Abwesenheit** Übersicht angezeigt werden.
Die Anzeige kann für einen einzelnen Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern erfolgen, je nachdem, welche Daten zur Auswahl stehen. Nehmen wir an, wir müssen die Übersicht für alle Mitarbeiter anzeigen, dann sieht es so aus:

{{ :cobi.time:13.png }}

== Abwesenheitsantrag ==

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{{ :cobi.time:14.png?600 }}

Es ist auch möglich, den Abwesenheitsantrag im Fenster Abwesenheitsübersicht hinzuzufügen oder zu entfernen. Klicken Sie auf das gewünschte Datum, um den Abwesenheitsantrag hinzuzufügen. Geben Sie die Gründe für die Abwesenheit an. Speichern Sie dann die Änderungen, falls erforderlich. Vor dem Speichern wird die Datumsspalte bei der Auswahl halb eingefärbt. 

{{ :cobi.time:15.png?600 }}

Die Genehmigungsverfahren für Abwesenheitsanträge können ebenfalls in diesem Bereich durchgeführt werden. Klicken Sie auf die ausstehenden Informationen über Abwesenheit zur Genehmigung und bestätigen Sie die Annahme oder Ablehnung des Antrags.

{{ :cobi.time:16.png }}

Geben Sie dann den Grund an und klicken Sie auf Annehmen oder Ablehnen.


Ein weiteres Verfahren für Abwesenheitsanträge geht über das Hauptmenü Abwesenheitsantrag. Der Abwesenheitsstatus kann verschiedene Gründe haben, wie z. B. Krankheit, Urlaub, Feiertage, reduzierte Arbeitszeit oder andere. Dies geschieht folgendermaßen:
 
**Schritt 1:** Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anzeigen {{:cobi.time:17.png?20}} in der oberen linken Ecke des Hauptfensters. Klicken Sie dann auf **Abwesenheitsantrag**. {{:cobi.time:18.png?100}}

**Schritt 2:** Geben Sie den Grund für die Abwesenheit in der Dropdown-Liste an. Geben Sie auch das Datum an, für das diese Abwesenheit gelten soll. Beachten Sie, dass die Farbe der Legende für jede Art von Aktivität unterhalb der Kalendertabelle angezeigt wird.

{{ :cobi.time:19.png |}}

**Schritt 3:** Klicken Sie auf **Abwesenheit beantragen**
   
**Hinweis:** Sobald die Abwesenheit beantragt wird, erhält der Manager in COBI.time oder der Teamleiter in der jeweiligen Abteilung die Mitteilung. Dann kann die Zustimmung oder Ablehnung erteilt werden.
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==== Zeitaufwand für ein Projekt ====

In COBI.time ist es möglich, den gesamten Zeitaufwand für ein Projekt zu erfassen. Der Arbeitgeber kann die Arbeitszeit des Mitarbeiters für bestimmte Projektphasen verfolgen.

**Schritt 1:** Bitte öffnen Sie den Abschnitt **Projekt** in SAP Business One und wählen Sie ein Projekt aus. 

{{ :cobi.time:ss30.png?700 |}}


**Schritt 2:** Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie **Zeiterfassungsbericht**. Sie erhalten die folgende Seite. Wählen Sie die Projektphase und klicken Sie auf **OK**.

{{ :cobi.time:ss31.png?400 |}}

**Schritt 3:** Hier finden Sie alle Projektzeiten, die für dieses Projekt gebucht wurden.

{{ :cobi.time:ss32.png?700 |}}







====== Arbeiten mit manueller Zeiterfassung und Benutzerverwaltung ======

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===== Manuelle Zeiterfassung =====

Der Prozess der manuellen Zeiterfassung bietet Ihnen detaillierte Informationen, die Sie zur Erfassung der Arbeitszeit einbeziehen können. Die manuelle Zeiterfassung ist vor allem für Teams mit flexiblen Zeitplänen flexibel einsetzbar. Um die Zeiterfassung mit manueller Eingabe zu organisieren, können Sie mit der Manuellen Zeiterfassung Ihre Zeitaufwendungen mit einer detaillierten Aufschlüsselung der aufgewendeten Zeit erfassen. Die Details, die Sie angeben müssen, sind Datum, nicht fakturierbare Zeit, Start- und Endzeit, Pausenzeit, Kunde, Projekt, Serviceabruf, Projektphase, Leistungsart und Kostenstelle.

{{ :cobi.time:20.png?500 }}

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**Schritt 1**

Fenster Manuelle Zeiterfassung öffnen

**Hauptmenü -> Manuelle Zeiterfassung**

**Schritt 2**

Geben Sie die erforderlichen Informationen ein, z. B. Datum, nicht fakturierbare Zeit, Startzeit, Endzeit, Pausenzeit, Kunde, Projektart, Serviceabruf, Projektphase, Leistungsart und Kostenstelle.

**Schritt 3** 

Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf **Senden** oder wenn Sie die Daten nicht mehr benötigen auf  **Löschen**.
Anmerkung:
Sie können nur manuell buchen, wenn kein Zeitblock vorhanden ist. Sie können keine Zeit buchen, während Sie arbeiten oder die Arbeit im Gange ist.
Da Serviceabrufe und Projekte genehmigungsgebunden sind, kann es sein, dass die Anzeige leer ist, wenn kein laufender Vorgang vorhanden ist.
Eine Kostenstelle können Sie nur in diesem Abschnitt und nirgendwo anders hinzufügen. 

===== Verwaltung =====

Die Anwendung des Administrationsbereichs von COBI.time ermöglicht es den Kontoverwaltern, die einzelnen Benutzer zu verwalten und eine Reihe von Einstellungen für jedes Benutzerkonto zu konfigurieren.
Die Funktionalitäten im Einzelnen sind nachfolgend aufgeführt:

==== Benutzerverwaltung ====
 
In diesem Abschnitt werden die verfügbaren Benutzerdaten in COBI.time angezeigt. Der Hauptbildschirm der Benutzerverwaltung enthält Informationen über die SAP-Mitarbeiter-ID, den Namen des Mitarbeiters, den SAP-Benutzercode, den Code des externen Mitarbeiters, die Benutzergruppen und die Funktionen. 

{{ :cobi.time:21.png }}

Sie können Benutzerkonten entsprechend Ihren Anforderungen verwalten. Dies können Sie in folgenden Bereich durchführen: SAP-Benutzer importieren.
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==== SAP-Benutzer importieren  ====

Der Import von SAP-Benutzerdaten ist eine in COBI.time verfügbare Funktion. Für die Durchführung der Datenübernahme ist der Zugriff auf SAP-Benutzer erforderlich. Nach einem Klick auf die Schaltfläche SAP-Import  {{:cobi.time:22.png?100|}} in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Benutzerverwaltung, dann wird der folgende Bildschirm angezeigt:

{{ :cobi.time:23.png?600 |}}

Geben Sie ein Passwort ein, suchen und wählen Sie die gewünschten Benutzerdaten und klicken Sie dann auf Benutzer importieren. Um zurückzukehren oder abzubrechen, klicken Sie außerhalb des Fensters "Benutzer importieren". 
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{{ :cobi.time:24.png?600 |}}


Klicken Sie auf das Suchfeld und geben Sie ein Stichwort ein, das Ihnen bei der Suche nach dem Benutzerkonto helfen soll. Wählen Sie dann den entsprechenden Benutzer aus.


**Anmerkung:**
Sie haben ausserdem die Option inaktive Benutzer ein- oder auszublenden. Klicken Sie auf das Symbol    {{:cobi.time:26.png?40|}} auf der linken Seite des Suchfeldes.

{{ :cobi.time:ss2.png?600 |}}
\\

==== Passwort bearbeiten, löschen und zurücksetzen ====
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{{   :cobi.time:30.png?600  |}}

== Bearbeiten ==

Der Bildschirm "Benutzer bearbeiten" bietet eine Option zur Bearbeitung von Benutzergruppenkennungen. Sie können so viele Benutzergruppen pro Benutzer auswählen, wie es dem Status des jeweiligen Benutzers entspricht. Dann kann der Benutzer auf die jeweiligen Gruppendaten in COBI.time zugreifen. Sie können auch das vom Benutzer geforderte Zeitmodell und das Urlaubskonto einsehen und bearbeiten.  

**Auswahlmöglichkeit für Benutzergruppen:**

Wählen Sie so viele Benutzergruppen aus, wie Sie können, je nach Status der Benutzerberechtigung. Anschließend 
hat der Benutzer entsprechend Zugriff auf die Daten der ausgewählten Gruppen.

{{ :cobi.time:31.png?300 }}

**Zeitmodell**

{{ :cobi.time:32.png?300 }}

Wenn Sie auf die Registerkarte Zeitmodell des Fensters Benutzer bearbeiten klicken, können Sie sich ein Zeitmodell und ein Validierungsdatum anzeigen lassen. 

**Anmerkung:** Sie haben einen separaten Abschnitt über Zeitmodelle (Abschnitt 3.2.3 auf Seite 25), in dem Sie **Tages- und Wochenmodelle** hinzufügen können, wie es Ihr Unternehmen benötigt. 

**Zeitkonto entfernen**


{{ :cobi.time:ss4.png?400 |}}


Sie können das Zeitkonto auf dieser Ebene entfernen, indem Sie auf das Symbol {{:cobi.time:34.png?50|}} auf dem **Zeitmodell** **Bildschirm oben** klicken. Daraufhin wird der unten stehende Bildschirm angezeigt. Sie können die relevanten Daten wie z. B. das Abschlussdatum unter **Entfernen** und **Speichern** eingeben. Um ein neues Zeitkonto anzulegen, markieren Sie das Kontrollkästchen {{:cobi.time:35.png?200|}} , fügen Sie das Zeitmodell pro Woche hinzu, geben Sie den Startwert Stunden ein, und wählen Sie unter Datum (Jahr, Monat und Tag) die Option Gültig aus. Klicken Sie dann auf **Speichern**.

**Urlaubskonto**
{{ :cobi.time:ss3.png?350 |}}
Klicken Sie im Fenster Benutzer bearbeiten auf die Registerkarte Urlaubskonto, dann wird die Anzahl der Urlaubstage pro Jahr angezeigt. Wenn die Urlaubstage im folgenden Jahr verfallen, markieren Sie das Kontrollkästchen **Urlaubstage verfallen im nächsten Jahr**. 

== Löschen ==

Wenn Sie ein Benutzerkonto aus der Liste entfernen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

{{ :cobi.time:37.png }} 

Es erscheint eine Warnmeldung, um zu überprüfen, ob Ihre Entscheidung richtig ist oder nicht. Wenn sie korrekt ist, klicken Sie auf **Ok**.

\\

{{ :cobi.time:38.png }}

**Hinweis:** Sie können einen Mitarbeiter nicht aus dem System löschen. COBI.time löscht und verbirgt diese im Hintergrund. Sie können über die Schaltfläche {{:cobi.time:26.png?40|}} in der Benutzerverwaltung wieder aktiviert werden.

{{ :cobi.time:39.png }}

Wenn der Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto hat, wird dieses zunächst aufgelöst und dann gelöscht.

=== Passwort zurücksetzen/ändern ===

Die Benutzer haben ein ursprünglich zugewiesenes Passwort. Bei der erstmaligen Anmeldung können die Benutzer das **Passwort** ändern und ihr eigenes vergeben.
 Sie können das Passwort für jeden Benutzer nach Bedarf zurücksetzen oder ändern. Wählen Sie dazu den entsprechenden Benutzer aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort zurücksetzen.

{{  :cobi.time:sap_import.png?700   |}}

\\

Geben Sie das gewünschte Passwort ein und bestätigen Sie es. Klicken Sie dann auf **Speichern**. 

\\

{{  :cobi.time:41.png?350  |}}

\\

==== Allgemeine Einstellung ====

Um mit den allgemeinen Einstellungen zu arbeiten, müssen Sie in der Hauptmenüliste auf Allgemeine Einstellungen klicken. 

**Hauptmenü ⇒ Verwaltung ⇒ Allgemeine Einstellungen**

Daraufhin wird das folgende Fenster angezeigt:

{{      :cobi.time:timenew1.png?1200 |}}

In diesem Bereich können Sie das Logo **ändern**, indem Sie die Option **Datei auswählen** anklicken. Anschließend können Sie ein neues Logo hinzufügen, indem Sie es hochladen. 

Sie können Abwesenheitsgründe auch verwalten, indem Sie auf die Schaltfläche **Verwalten** klicken. Nach dem Anklicken wird das unten stehende Fenster angezeigt. Wählen Sie dann den Abwesenheitsgrund aus, der in diesem Zusammenhang stehen soll oder fügen Sie einen neuen Abwesenheitsgrund hinzu, indem Sie auf das Pluszeichen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken. Klicken Sie dann auf **Abwesenheit speichern**.

{{ :cobi.time:ss5.png?500 |}}


**Aktivierung/Deaktivierung**

COBI.time bietet aktivierte/deaktivierte Optionen, um das Produkt nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens umzugestalten.

  * Abwesenheitsanträge in der Anwesenheitsliste anzeigen
 
  * Buchung auf Projekte aus der Projektverwaltung aktivieren
 
  * Berechtigungssystem für Projekte aus der Projektverwaltung aktivieren

  * Buchung auf Serviceabrufe aktivieren

  * Berechtigungssystem für Serviceabrufe aktivieren

  * Buchung auf Finanzprojekte aktivieren

==== Zeitmodelle ====

In der Anwendung können Sie das Arbeitszeitkonto nach Ihren Wünschen einstellen. Wie soll zum Beispiel das tägliche Zeitmodell oder das wöchentliche Zeitmodell aussehen und angezeigt werden.

Sie können das Fenster** Zeitmodelle** über das Hauptmenü öffnen. Dies geschieht folgendermaßen, 

**Hauptmenü ⇒Verwaltung⇒ Zeitmodelle**

{{:cobi.time:45.png?200|}}

==== Einstellen des Tageszeitmodells ====

Für einen bestimmten Arbeitstag können Sie einen Tagesmodellnamen und die erforderlichen Informationen **hinzufügen**, **bearbeiten** oder **löschen**.

== Neues Tageszeitmodell hinzufügen ==

**Schritt 1**: Fügen Sie ein neues Tagesmodell hinzu:

**Hauptmenü -> Verwaltung -> Zeitmodelle -> Tagesmodell hinzufügen**

{{ :cobi.time:46.png }}

**Schritt 2**: Fügen Sie die relevanten Daten wie den Namen des Tagesmodells, die tägliche Standardarbeitszeit, die Start- und Endarbeitszeit, die Pausenzeit sowie die Kommentare in das angezeigte Fenster ein.   

{{ :cobi.time:ss18.png?500 |}}

**Schritt 3**: Klicken Sie auf die Schaltfläche Tagesmodell hinzufügen

**Anmerkung**: Wenn keine Handlung erforderlich ist und Sie sie abbrechen möchten, klicken Sie außerhalb des Fensters **Zeitmodelle**.

== Tageszeitmodell bearbeiten ==

Die Bearbeitung des Tageszeitmodells der bestehenden Datensätze ist in COBI.time möglich. Dies geschieht folgendermaßen:

**Schritt 1**: Klicken Sie auf die Schaltfläche **Bearbeiten**

{{ :cobi.time:48.png }}

**Schritt 2**: Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, d. h. bearbeiten Sie die Daten, die geändert werden müssen.

{{ :cobi.time:ss19.png?500 |}}

**Schritt 3**: Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Tägliches Zeitmodell speichern

== Tageszeitmodell löschen ==

Die Löschung des Tagesmodells ist nur möglich, wenn es kein aktives Zeitkonto mit einem Wochenmodell gibt, das mit diesem Tagesmodell verbunden ist. Für die aktiven Zeitkonten, die gelöscht werden müssen, verwenden Sie die Schaltfläche Löschen, um die Löschaktion auszuführen. Dies geschieht folgendermaßen:

**Schritt 1**: Klicken Sie auf die Schaltfläche **Löschen**.

{{ :cobi.time:50.png }}

**Schritt 2**: Lesen Sie die Nachricht sorgfältig durch. Ist die Entscheidung richtig, klicken Sie auf **OK**, um den Datensatz zu löschen. 
Falls Sie sich nicht sicher sind, klicken Sie auf **Abbrechen**

{{ :cobi.time:51.png }}

==== Festlegung des wöchentlichen Zeitmodells ====
 
Ähnlich wie bei der Einstellung des täglichen Zeitmodells können Sie auch ein wöchentliches Zeitmodell hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Die Wochenzeit wird automatisch berechnet. Diese hängt von jedem Arbeitstag ab, den Sie in den Tagesmodellen ausgewählt haben. Falls jedoch eine Bearbeitung erforderlich ist, tun Sie folgendes:

== Neues Wochenzeitmodell hinzufügen ==

{{ :cobi.time:52.png }}

**Schritt 1**: Hauptmenü -> Verwaltung -> Zeitmodelle -> Wochenzeitmodell hinzufügen

{{ :cobi.time:ss16.png?400 |}}

**Schritt 2**: Geben Sie die relevanten Daten wie den Namen des Wochenmodells und die wöchentliche Arbeitszeit an.

**Schritt 3**: Für jeden Wochentag können Sie die Standardarbeitszeit oder beliebige verfügbare Daten aus der Liste auswählen. Es kann sich um 8 Stunden Standardarbeitszeit oder freie Arbeitszeit handeln. Sie können auch Bemerkungen hinzufügen, wenn dies für notwendig erachtet wird.
{{ :cobi.time:ss15.png?400 |}}

**Schritt 4**: Klicken Sie auf die Schaltfläche Wochenzeitmodell hinzufügen

== Wochenzeitmodell bearbeiten ==

Die Bearbeitung des wöchentlichen Modells der bestehenden Datensätze ist in COBI.time möglich. Dies geschieht folgendermaßen:

**Schritt 1**: Hauptmenü -> Verwaltung -> Zeitmodelle -> dann klicken Sie auf die Schaltfläche **Bearbeiten** wie unten gezeigt

{{ :cobi.time:ss24.png?900 |}}

**Schritt 2**: Führen Sie die erforderlichen Änderungen durch, d. h. bearbeiten Sie die Daten, die geändert werden müssen.

{{ :cobi.time:ss20.png?400 |}}

**Schritt 3**: Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Wochenmodell speichern.
\\

== Automatisches Wochenzeitmodell ==

Das automatische Wochenzeitmodell ist vor allem für Unternehmen von Vorteil die Auszubildende beschäftigen. Einige Tage in der Woche gehen sie zur Schule und ihre Schultage werden automatisch in COBI.time gebucht. Es ist auch möglich Wiederholungen zu wählen.

**Schritt 1:** Hauptmenü → Verwaltung → Zeitmodelle → Automatisches Wochenmodell hinzufügen


{{ :cobi.time:ss27.png?400 |}}

**Schritt 2:** Geben Sie den Namen des Wochenmodells und das Zeitintervall ein.

{{ :cobi.time:ss29.png?400 |}}

**Schritt 3:** Wählen Sie den Tag und die Wiederholung für die automatische Buchung

== Wochenzeitmodell löschen ==

Das Löschen eines Wochenzeitmodells ist nur möglich, wenn kein aktives Zeitkonto mit diesem Wochenmodell verbunden ist. Wenn dies erforderlich ist, wird die Aktion über die Schaltfläche **Löschen** durchgeführt. Dies geschieht folgendermaßen:

**Schritt 1**: Klicken Sie auf die Schaltfläche **Löschen**

{{ :cobi.time:ss17.png?900 |}}

**Schritt 2**: Lesen Sie die Nachricht sorgfältig durch. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die richtige Auswahl treffen klicken Sie auf **OK** und der Datensatz wird gelöscht. Wenn Sie sich unsicher sind klicken Sie auf **Abbrechen**

{{ :cobi.time:58.png }}

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==== Zeit Bericht ====

n diesem Abschnitt haben Sie auch die Möglichkeit, den Zeitbericht für einen bestimmten gewünschten Zeitraum anzuzeigen.
Um das Fenster "Zeitbericht auswählen" zu öffnen, klicken Sie im Menü "Verwaltung" auf die Schaltfläche "Zeitbericht"

**Hauptmenü -> Verwaltung -> Zeitbericht**


{{ :cobi.time:59.png }}


Danach wird folgendes angezeigt:

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{{  :cobi.time:ss6.png?800   |}}

Wählen Sie den entsprechenden Benutzer, das Jahr und den Monat, für den der Bericht angefordert werden soll. Klicken Sie dann auf **Anfordern.** Schließlich erhalten Sie den angeforderten Periodenbericht wie folgt angezeigt:

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{{ :cobi.time:61.png?500 }}

\\

Sie können eine Excel-Datei dieses Berichts erstellen, indem Sie auf die Registerkarte **Exportieren** in der oberen rechten Ecke des geöffneten Fensters klicken.

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==== Verwaltung von Feiertagen ====

Die Verwaltung von Feiertagen ist eine weitere Option die in COBI.time zur Verfügung steht. Sie öffnen das Fenster Feiertag Verwaltung über das Hauptmenü unter ** Verwaltung -> Feiertage ** 

**Anmerkung:** 

In diesem Abschnitt ist es wichtig zu beachten, dass jedes Zeitkonto aktualisiert wird, wenn eine Aktion zum Hinzufügen oder Löschen von Feiertagen ausgeführt wird. Daher müssen Sie sicherstellen, dass kein Benutzer online ist, um den Vorgang auszuführen. 

{{  :cobi.time:62.png?400  |}}

Sie können neue Feiertage anlegen indem Sie auf das Pluszeichen klicken.  Geben Sie die Bezeichnung ein und klicken Sie auf **Speichern**. Klicken Sie auf das **Kästchen**, wenn Sie den Feiertag entsprechend in das nächste Jahr übernehmen möchten.

{{  :cobi.time:63.png?400  |}}

Wenn der entsprechende Feiertag nicht mehr benötigt wird, können Sie ihn mit einem Klick auf die Schaltfläche Papierkorb entfernen

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{{  :cobi.time:64.png?300  |}}

\\

Klicken Sie auf **ok**, um den Löschvorgang zu bestätigen. Wenn keine Maßnahme erforderlich ist, klicken Sie auf **Abbrechen**

{{  :cobi.time:65.png?400  |}}

Sie können die Feiertage auch über die Schaltfläche Feiertage importieren {{ :cobi.time:66.png?100}} welche auf der linken Seite des Fensters angezeigt wird. Wählen Sie dann aus der vorgegebenen Liste aus und klicken Sie auf die Schaltfläche **Importieren** um den Vorgang auszuführen.
\\\

Es ist darauf hinzuweisen, dass der Jahresurlaub vom Datum des Beschäftigungsbeginns abhängt und auf dieser Grundlage erstellt wird.

{{  :cobi.time:67.png?400  |}}

In diesem Fall ist der Jahresurlaub die Anzahl der Urlaubstage, die ein Arbeitnehmer erhält, wobei davon ausgegangen wird, dass das Anfangsdatum der Januar war und die vollen Urlaubstage für das aktuelle Jahr berücksichtigt werden.

{{ :cobi.time:68.png?300|}}

\\

Angenommen, ein neuer Mitarbeiter hat in der Mitte des Jahres (z. B. im Monat Juni) angefangen, dann werden die Urlaubstage für das Jahr anteilig berechnet. Wenn diese z.B 24 Tage betragen (normalerweise basiert der Urlaub auf dem Vertrag) hat der Arbeitnehmer hat dann nur noch 12 Resturlaubstage für das laufende Jahr. Im folgenden Jahr erhält der Arbeitnehmer dann den Jahresurlaub plus die restlichen Urlaubstage (nur wenn die Option "Urlaubstage verfallen im nächsten Jahr" angekreuzt ist).


\\\

{{ :cobi.time:70.png?300|}}

Die Ansicht ist dann wie folgt aus

\\\

==== Projektphasen Berechtigungen und Zuweisungen ====

In COBI.time haben Sie die Möglichkeit, die Arbeitszeit für ein bestimmtes Projekt in Bezug auf Geschäftspartner zu erfassen, indem Sie den Abschnitt Projektphasen Berechtigungen und Zuordnungen aufrufen.
Gehen Sie wie folgt vor um Benutzer in den Projektphasen Berechtigungen und Zuweisungen auszuwählen:

**Schritt 1**: Hauptmenü -> Verwaltung -> Projektphasen Berechtigungen und Zuordnungen -> Benutzer auswählen

{{  :cobi.time:71.png?700  |}}

**Schritt 2**: Sobald der Benutzer ausgewählt ist, können Sie relevante Informationen zu 
Geschäftspartner, Projekttyp, Tätigkeitsarten, geplante Kosten pro Stufe, geplante Zeit pro Stufe oder Status bereitstellen.

{{  :cobi.time:72.png?500  |}}

**Schritt 3**: Klicken Sie auf Speichern

=== Duplizieren von Berechtigungen ===

{{:cobi.time:73.png?400 |}}

\\


In diesem Bereich ist es auch möglich, Berechtigungen an andere Benutzer gleichzeitig zu erteilen. So können beispielsweise mehrere Benutzer die Berechtigungen für ein Projekt erhalten, das Robert Leitner in Arbeit hat. Klicken Sie auf die Option Berechtigungen für andere Benutzer erteilen und wählen Sie dann die gewünschten Benutzer aus der Dropdown-Liste aus. Danach haben Sie die Möglichkeit die entsprechende Berechtigungen zu wählen,  z.B. Stufen oder Tätigkeitsarten, usw. **Speichern** Sie die Änderung dann.

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==== Serviceaufrufe Berechtigungen und Zuweisungen ====

In diesem Abschnitt können Sie die Serviceabrufe, Berechtigungen und Zuweisungen für jeden Benutzer anzeigen und mit ihnen arbeiten. Der Prozess zeigt Informationen über den Geschäftspartner, Serviceabrufe und Aktivitäten an. Hierzu müssen Sie:

**Schritt 1**: Hauptmenü -> Verwaltung -> Serviceabrufe Berechtigungen und Zuordnungen ->Benutzer auswählen

{{  :cobi.time:74.png?700  |}}

**Schritt 2**: Sobald Sie den Benutzer in der Liste identifiziert haben, können Sie sich die folgenden Informationen anzeigen lassen:

{{  :cobi.time:75.png?600  |}}

**Schritt 3**: Um die Änderungen zu speichern, klicken Sie auf Speichern

\\\

===== Anwesenheitsliste =====

==== Status anzeigen und Modus der Anwesenheitsliste ändern ====

Der Status der Anwesenheitsliste der Mitarbeiter wird in COBI.time dargestellt. Dies geschieht folgendermaßen:

**Schritt 1**: Hauptmenü Anwesenheitsliste oder durch Klicken auf das **Symbol für die Anwesenheitsliste** wie folgt dargestellt:

{{  :cobi.time:76.png?500  |}}

**Schritt 2**: Wählen Sie die entsprechenden Suchoptionen für die Anzeige aus. Geben Sie einen Benutzer- oder Abteilungsnamen in das Suchfeld ein um die gewünschte Auflistung zu finden. Sie können die Option **Alle** wählen, um alle verfügbaren Listen anzuzeigen oder eine bestimmte Abteilung aus der Dropdown-Liste auswählen, um anzuzeigen, wer zu dieser bestimmten Abteilung gehört. Wenn Sie nur die anwesenden Mitarbeiter sehen möchten, kreuzen Sie das Kontrollkästchen **Nur anwesende Mitarbeiter anzeigen** an.  

Der folgende Bildschirm wird im Kartenmodus angezeigt. 

{{  :cobi.time:77.png?500  |}}

**Legende**

Sie können die Art der Legende für jeden Status des Anwesenheitssymbols sehen, z. B. im Projekt, 
anwesend, in einer Pause, im Büro,  zu Hause, im Haus, außer Haus und abwesend. Jeder dieser Statustypen wird durch ein eigenes Symbol dargestellt. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf die Schaltfläche Legende anzeigen in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Anwesenheitsliste

{{  :cobi.time:78.png?500  |}}

==== Passwort Einstellungen ====

In diesem Bereich können Sie Ihr Passwort nach Belieben festlegen. Sie können Ihr Passwort zurücksetzen, aktivieren oder deaktivieren. Dazu gehen sie wie folgt vor:
 
Hauptmenü -> Passwort Einstellung
Dann wird das folgende Fenster angezeigt:

{{:cobi.time:79.png?400|}}

\\\

{{ :cobi.time:80.png?400|}}

Um das Passwort zurückzusetzen/zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort zurücksetzen. Anschließend werden Sie zur Bestätigung aufgefordert.

\\\

Geben Sie das gewünschte Passwort ein und bestätigen Sie es. Danach klicken Sie auf Speichern.
Beachten Sie den Status der 2-Faktor-Authentifizierung. Sie können diesen Status aktivieren oder deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche **Einschalten** oder **Deaktivieren** unten rechts im Fenster Kennworteinstellungen klicken.
Um die Authentifizierung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche **Einschalten**. Sie werden nun aufgefordert, die 2-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
Hierzu müssen Sie:

  - Scannen Sie den QRCode mit Ihrem Mobiltelefon
  - Erhalten Sie einen OTP-Code
  - Geben Sie den OTP-Code in das Feld Passwort ein
  - Klicken Sie auf 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren

{{:cobi.time:81.png?400|}}

Dann wird der Status wie unten angezeigt aktiviert:

{{:cobi.time:82.png?400|}}

Um die 2-Faktor-Authentifizierung zu deaktivieren, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Deaktivieren, dann wird diese automatisch in den Status Deaktiviert geändert.

{{:cobi.time:83.png?400 |}}

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Der Grund für diese Funktion ist, dass Sie sich vom lokalen Netzwerk aus über die 4-stellige Pin-Funktion bei COBI.time anmelden können. Dies ist jedoch unsicher, wenn COBI.time über das Internet erreichbar ist. Daher ist die Implementierung einer 2-Faktor-Authentifizierung erforderlich, um die Anmeldung mit einem 4-stelligen Pin-Code zu ermöglichen und den Zugang sicherer zu machen. Sie benötigen also den 6-stelligen temporären Token plus den 4-stelligen Pin-Code, um sich einzuloggen.

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**Anmerkung:**

Der Antrag auf Abwesenheit wird bereits in Abschnitt

====== Berichtsverfahren ======

Der Bericht kann auf mehreren Stufen verfügbar sein, wobei ein monatlicher Zeitbericht für ein bestimmtes Jahr ausgewählt werden kann. Anschließend kann der Bericht in eine Excel-Datei exportiert werden. Sie können sich die Anwesenheitsliste auch als einen Bericht für alle Mitarbeiter oder eine bestimmte Gruppe anzeigen lassen, je nachdem, was Sie wünschen. Dies wurde bereits in den vorangegangenen Abschnitten anhand ihrer Relevanz erläutert. Nachfolgend ein Beispiel für einen Zeitbericht. 

Die Vorgehensweise ist wie folgt:

**Schritt 1**: Hauptmenü -> Verwaltung -> Schaltfläche Zeitbericht 

{{ :cobi.time:ss7.png?800 |}}

**Schritt 2**: Wählen Sie das betreffende Jahr und den Monat aus, für die der Bericht angefordert werden soll.


{{ :cobi.time:85.png?500 }}

**Schritt 3**: Klicken Sie auf Anfordern, um den Zeitbericht anzuzeigen.

{{ :cobi.time:86.png?500 }}

**Schritt 4**: Wenn Sie den Bericht exportieren, erhalten Sie eine Excel-Datei. Klicken Sie dazu auf die Registerkarte 
Registerkarte Exportieren.

{{ :cobi.time:87.png?700 }}

====== Zusammenfassung ======

COBI.time ist eine effiziente Personalzeiterfassung in SAP Business One für moderne mittelständische Unternehmen. Es ist eine zeitgemäße Lösung, die alle Anforderungen an eine moderne Arbeitszeiterfassung überall und zu jeder Zeit erfüllt.

Das Arbeiten mit der Zeiterfassungen der Mitarbeiter bietet große Vorteile und vereinfacht den Verwaltungsprozess erheblich. Sie sehen den Anwesenheitsstatus und die Mailbenachrichtigungen auf einen Blick, sobald Sie das Hauptfenster von COBI.time geöffnet haben. Das Anwenden der Zeiterfassung nach Arbeitskategorien ist in COBI.time ebenfalls möglich.
Die Historie der erfassten Daten in Form von Tages- oder Monatszeiterfassungen kann ebenfalls angezeigt werden. 

Wann immer Sie detaillierte Informationen zu den Zeiterfassungen der Mitarbeiter benötigen und verarbeiten wollen, können Sie die manuelle Zeiterfassung flexibel einsetzen.  

COBI.time ermöglicht den Administratoren die einzelnen Benutzer zu verwalten und für jedes Benutzerkonto eine Reihe von Einstellungen entsprechend ihrer Berechtigungen und Verantwortlichkeiten zu konfigurieren. In diesem Bereich sind beispielsweise der Import von SAP-Benutzern, das Bearbeiten von Benutzern (Benutzergruppenkennung, Zeitmodell und Urlaubskonto), das Löschen eines Benutzers, Passwort zurücksetzen, Zeitbericht, Abwesenheitsübersicht verfügbar. 

Im Bereich der allgemeinen Einstellungen von COBI.time ist es möglich, ein neues Logo einzufügen, das bestehende Logo zu ändern oder das Standardlogo wieder einzustellen. Auch die Details zu den Abwesenheitsgründen können Sie im allgemeinen Einstellungsfenster verwalten. Die Arbeit mit Arbeitszeitkonten ist ebenfalls möglich. In der Anwendung können Sie ganz einfach ein Arbeitszeitkonto nach Ihren Wünschen und betrieblichen Anforderungen einrichten. Hier wird z.B. festgelegt, wie das Tageszeitmodell oder das Wochenzeitmodell im System vorhanden sein soll. 

Die Arbeitszeiterfassung für ein bestimmtes Projekt in Bezug auf Geschäftspartner erfolgt ebenfalls innerhalb den Projektphasen Berechtigungen und Zuordnungen in COBI.time.
Die Arbeit mit den Berechtigungen und Zuordnungen für Serviceabrufe, die sich auf jeden Benutzer beziehen, mit den relevanten Informationen über den Geschäftspartner, die Serviceabrufe und die Aktivitäten, erfolgt im Abschnitt Berechtigungen und Zuordnungen für Serviceabrufe auf der Registerkarte Benutzerverwaltung. 

Schließlich stehen auch die Statusanzeige und der Änderungsmodus der Anwesenheitsliste sowie die Abwesenheitsantragsfunktionen von COBI.time zur Verfügung. Darüber hinaus ist die Funktionalität der 2-Faktor-Authentifizierung in COBI.time implementiert und abgedeckt.

COBI.time verfügt somit über eine starke Funktionalität zur zuverlässigen und effizienten Zeiterfassung der Mitarbeiter in den Verwaltungsprozessen eines Unternehmens.

====== Working with COBI.time ======

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===== What is COBI.time? =====

COBI.time is an efficient personnel time recording in SAP Business One. It is a time recording system for modern medium-sized companies.

Whether on the move, in the office, on the construction site or when visiting a customer: COBI.time is your lean and modern solution for SAP Business One, which meets all the requirements of Modern working time recording everywhere and anytime.

  * Commissioning with a few hours
  * Device-independent use e.g. any web browser and Mobile devices
  * Multilingual user interface and can be used internationally
  * Exclusively for SAP Business One

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===== Purpose and Scope =====

This document is the User Manual of COBI.time. It is intended to provide all the necessary information to use this software in the process of time recording management. It assists the customer in the use of COBI.time applicable to keep their work time and able to integrate with SAP Business One.

The manual assumes that the readers are familiar with the PC or the Device that COBI.time is installed in. The person who performs COBI.time must have sufficient security clearance and be authorized in accordance with the company’s level of status.

Those individuals with access to the use of COBI.time in connection with classified hardware is required to familiarize themselves with and follow the instructions in this manual.

The manual is developed for medium-sized companies and is exclusive for SAP Business One. It contains five major sections including the Introduction:

  * **Introduction:** describing the product and its importance, the purpose and scope of this user manual, and the general settings.
  * **Employee Time Records:** Describing the process of timekeeping.
  * **Administrative Functionality:** Describing the process of manual time records, users set up procedures, attendance control report, and Password setting.
  * **Reporting Procedures:** Describing the availability of reports and exporting to Excel file.
  * **Summary:** the concluding remarks of the user guide

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===== General Settings =====

==== Open device configuration ====

Configure the device either to a Device or Terminal mode. This is how the first log-in window of COBI.time appears. Thus with your choice of preference, you can configure the device and save it for the future. To do this:

**Step 1: Main Menu -> Open Device Configuration**

{{ :cobi.time:first.png?1000 |}}

**Step 2: Click Computer Icon to choose from the drop-down lists of the configuration mode.** 

{{ :cobi.time:configure.png }}

**Step 3: Click on Save** 

\\

==== Language Setting ====

Once you Log-in to COBI.time, the Main Menu Window gets open. At the top right corner of this open Window, you choose your preferential language to work with. For example **German** or **English.** 

\\

{{ :cobi.time:ss1.png?900 |}}

\\

====== Employee Time Records (Working with employee time keeping process) ======

For security and control purposes, an administrator or an authorized individual can have the right to start on COBI.time or automatic start option can be available. Then the system will be ready for use. 

===== Start =====

Assume all the processes of installation and Integration with SAP Business One are completed. As an administrator or authorized employee you can start COBI.time either from the web browser or double click on the icon from the desktop. Then you will get the following window displayed:

{{ :cobi.time:time.png }}

\\

===== User Account log-in =====

After starting COBI.time, Log-in window displays. Then do this:

  * Step 1 Give **user name** and **password** 
  * Step 2 Click **LOGIN**

Or:

  * Step 1 Simply click the **PIN** Button 
  * Step 2  Give **PIN** Code

{{ :cobi.time:zahl.png }}

\\

===== COBI.time Main Menu =====

==== Menu List ====

You can display the list of the main menu on the left side of the COBI.time window. You **click** on the **Top Left Corner** of the opened window and see the Menu list:

{{ :cobi.time:profil.png }}

==== Change Profile Picture ====

To change the profile picture, click on the picture box.

If you want to insert another picture, click on the Picture Box and select the required photo from the source and open. Then you get the new picture in its place.

{{ :cobi.time:open.png }}

==== Attendance Status ====

{{:cobi.time:short.png }}

\\

On the bottom of the Profile picture, it shows the Status: **In House**. This indicates the status of the attendance (**In House, Out of House or In Home Office**) during the regular working hours. The status can be depending on the activity or task an employee is engaged in. The activity can be a project (out of office), working from home (in Home Office), present in the office or absent. 

\\\

\\

==== Mail Notification ====

Mail Notification alerts you by displaying an icon in the notification area. Notification behaves exactly as one would expect, it sends a notification message to your inboxes. 
You want to open the Notification board. You should do this:

Click on the Notification board toolbar {{mail.png?40}} on the Right Bottom Corner of the profile picture box. The number **1** indicates the number of messages available in the inbox.

{{:cobi.time:icon.png}}

To mark the message status as **Read** or** Unread**, **Select** the respective Message, then **click** on **Mailbox**{{mailbox.png?25}}

To delete the message, click on **delete** {{trash.png?25}}

To choose the display of as many as the number of rows per page, click on the **Down Arrow** {{rows.png?160}} at the bottom of the window.

**Note:**

If the message box is empty, you cannot take any action. But if you have some available messages under **Notification Window**, you can select or deselect using the **checkbox** right to the message contents. 

\\

===== How Timekeeping works =====

Timekeeping is a great advantage to your administrative processes. It supports your organization or company in keeping track of the working hours performed by your employees.

As an employee, you **check-in** and **check-out** into COBI.time; thereby, your time for the job performed is recorded. To do this you must:

**Log-in into COBI.time** -> **Main Menu** -> **Timekeeping**

or

Simply **click** on the **Timekeeping icon** from the toolbar:

{{ :cobi.time:zzeit.png }}

\\

==== Timekeeping for work Category: ====

COBI.time enables employees to record working times and assign these to a project or as regular work time. The first step you do is to log-in using either your **PIN Code** or** User name** with a** Password.** 

=== a) Record regular Work Time ===

**Step 1:** From the Main Menu Window, Click on **Timekeeping **

**Main Menu -> Timekeeping**

**Step 2:** Click on **Come** to begin the time record

**Main Menu -> Timekeeping -> Come**

**Note:** In case there exist a Break Time, you stop the time. To do this:

Click on **Pause Start**

When the Break time is finished, click on **Pause End**

**Step 3:** Work time ends, Click on **Go**

**Main Menu -> Timekeeping -> Go**

**Step 4:** Return back to **Main Menu Window**, Click on **Back arrow.**

{{ :cobi.time:timekeeping.png }}

**Step 5:** Leave the Main Menu Window, Click on Back arrow again.

{{ :cobi.time:main.png }}

**Note:** The total time spent in performing the day's job is automatically saved in SAP Business One and included in the month's report.

=== b) Record Project Time ===

Project time is the time that an employee performs for a particular project. In this case, COBI.time has an option to record the time spent on a certain project. To do this:
To start the project work time, click on **Project Start**

**Main Menu -> Timekeeping -> Project Start** {{projectstart.png?25}}

In this case, there are options to choose from the project type such as Projects, Service calls 
and Finance Projects.

In the projects section, we can see if there exists an ongoing project to select from and then continue as going down to the stage level until we get the required project stage. 

{{ :cobi.time:ss10.png?400 |}}

Choose a project stage. For example, Hardware Implementation.

{{ :cobi.time:ss9.png?400 |}}

Choose an activity within the project stage. For instance, recording of open issues and 
current situation.

{{ :cobi.time:zeile.png?400 }}

**Click on save.**

The second option is to choose Service calls if available. In our example, there are no existing service calls.

{{ :cobi.time:ss14.png?400 |}}

The third option is the availability of Finance projects from which we have to choose in order to carry out the process.

{{ :cobi.time:ss12.png?400 |}}

Click **ok** to proceed. Then it displays 

{{ :cobi.time:zeile_nach.png?400 }}

**Click on Save**

To end the project work time, click on **Project End**

**Main Menu ->  Timekeeping -> Project End**

==== View Recorded Data / User Information ====

The total time an individual spent in performing a certain job is available for you to check. For a particular month or working day, the history view is available. It is also possible to edit the already recorded data. These are available using the show information option. To do this:

**Main Menu -> Timekeeping -> Show Information**

From the Top Right Corner of the Timekeeping window, click on **Show Information** button {{:cobi.time:info.png?25|}}

{{ :cobi.time:timek.png }}

Or

**Main menu -> User Info**

Then the display looks like:

{{ :cobi.time:graph.png?400 }}

As shown in the figure above, the displayed options are attendance notification (the message status either **present** or **absent** for the current user), the day’s working hours, the balance or time report, total vacation status and absence request {{:cobi.time:absence.png}} options. 

{{ :cobi.time:wh.png?400 }}

Another information available for you is the total vacation in days, vacation days remained open, planned, taken, and unconfirmed (requested but not yet approved).

\\

==== Message Status inbox (Notification on the attendance status) ====

In this case, once we click on the Message status notification inbox{{:cobi.time:mail.png?30|}}  , it displays the messages available for this particular user or employee. The green box indicates the availability of the stored messages and the number, for example 1  in our case, shows one message is available.

{{ :cobi.time:nt.png?700 }}

\\

==== Daily History View: ====

As an individual, you performed a certain job and recorded your work time daily in COBI.time. At the end of the day or being at the current date, you want to view the status. To do this, go to the Main menu as:

**Main Menu -> Timekeeping -> Show information -> Today’s Working Hours**

{{ :cobi.time:tdiff.png?500 }}

During the current date, we can see the status of Start and End time, total worked time, difference between daily work time and actual time worked, total break time, and time account balance at a glance. 

{{ :cobi.time:new1.png?450 }}

You can also show and hide the deleted bookings by clicking at the top right corner button in the history window {{:cobi.time:new2.png?70|}}

== Edit History ==

{{ :cobi.time:new3.png }}

\\
**Step 1:** You can also edit history by clicking at the plus button as you can see in the picture to the left.

First, move to the required date on correction using Right and Left arrows. You can also click on the date-line that opens the calendar option to select the required date. Then go to editing.

{{ :cobi.time:new4.png?500 }}

**Step 2:** Go to the Status section and select the required option from the drop-down list.

{{ :cobi.time:new5.png?500 }}

**Step 3:** Include the required information, for instance, change the work finished time from 14:50 to 17:50. Then click the Save button. Confirm if the changes are correct to be saved. Click on Ok, if you want to save the changes. If no action is required, click outside the edit window to cancel the action.

**Note:** Include comments since they are mandatory in this case.

Furthermore, please consider the sequence while entering the timely data. They must be in the correct order, otherwise, the line will be marked in red and no further action can be taken. For example, if you try to include work that started at **10:55** and ends at** 09:54**. It will be marked in red. See below:
{{ :cobi.time:6.png |}}

If deemed necessary, use the Trash can {{:cobi.time:7.png?30|}}on the right side of each record in order to delete the wrongly put data. Then confirm the deletion.

\\

=== Monthly History View ===

The total hours spent during the month can also be viewed in COBI.time at a glance. Based on the show information window, you can click on the open monthly history button as shown below. 


{{ :cobi.time:8.png?400 }}

Then the window below opens, and you can view the selected months’ time account balance and status of each day-time record in the month.

Edit history: it is available from this section. 
Click on the respective date that requires editing. For example, select the date July 07, 2021, from the table on the left.
Then the records will be ready for editing. (Follow the steps similar to the Edit history section)

{{ :cobi.time:9.png?500 |}}

**Legend Colour selection**: You can also choose the legend color of preference for each status on display.

\\

{{ :cobi.time:10.png?600 }}

**Monthly time report:** Another option available in the show information window is the selection of the monthly time report. 

\\

{{ :cobi.time:11.png }}

Once you click on the **Time report** button  {{:cobi.time:12.png?40|}}, automatically the existing month’s report is displayed. (See for more details in section Report procedures. 

==== Absence Overview and Absence Request ====

In this section, we see how to display absence overviews and request for an absence. The absence reasons could be vacations, sick leave, etc. 

== Absence Overview ==

Absence overview can be displayed through **Administration -> Absence** Overview.
The display can be individual or group of employees depending on the specified data for selection. Let’s assume we need to display the overview for all employees, then it looks like this:

{{ :cobi.time:13.png }}

== Absence Request ==

\\

{{ :cobi.time:14.png?600 }}

It is also possible to add or remove the absence request from the Absence overview window. Click on the required date to add the absence request. Provide reasons for absence. Then save the changes when required. Before saving, the date column on selection will become half coloured. 

{{ :cobi.time:15.png?600 }}

Absence request approval procedures can also be carried out from this section. Click on the pending information on absence for approval and confirm the acceptance or rejection of the request.

{{ :cobi.time:16.png }}

Then Provide the reason and click on Accept or Decline.

Another procedure for Absence Request goes through the main menu Absence Request. The absence status could be for a number of reasons such as Sick leave, vacation, public holidays, reduced time of work, or other. To do this,
 
**Step 1:** Click on the display button {{:cobi.time:17.png?20}} on the top left corner of the main window. Then click on **Absence request**. {{:cobi.time:18.png?100}}

**Step 2:** Provide the reason for the absence from the drop-down list. And also, the date that this absence to be applicable for. Notice that the legend colour for each type of activity is displayed below the calendar table.

{{ :cobi.time:19.png |}}

**Step 3:** Click on **Request Absence**
   
**Note:** Once the absence is requested, whoever the manager in COBI.time is or the team leader in the respective department will get the notification. Then the approval decision will be made.

\\

==== Time Spent on a Project ====

In COBI.time, it is possible to track total amount of time spent on a project. Employer will be able to check the employes working time on a specific project stages.

**Step 1:** Please open ** Project** section in the SAP Business One and select a project

{{ :cobi.time:ss30.png?700 |}}


**Step 2:** Right click and select **Time Sheet Report** .You will see the page below. Select the project stage and click **OK**

{{ :cobi.time:ss31.png?400 |}}

**Step 3:** Here you can find all project times that have been booked for this project.

{{ :cobi.time:ss32.png?700 |}}







====== Working with Manual Timekeeping and User Administration ======

\\

===== Manual Timekeeping =====

The Manual Timekeeping process provides detailed information for you to include in order to record work time. Manual timekeeping can flexibly be used especially for teams with flexible schedules. To organize timekeeping with manual entry, use Manual Timekeeping to allow you to log your time expenses with a detailed breakdown of the time spent. The details you are required to include are date, Nonbillable time, Start and End time, Break-time, Customer, Project, Service call, project stage, activity type, and cost centre.

{{ :cobi.time:20.png?500 }}

\\

**Step 1**

Open Manual Timekeeping window

**Main Menu -> Manual Timekeeping**

**Step 2**

Enter the required information; for instance, Date, Nonbillable time, start time, end time, pause time, customer, project type, Service call, Project stage, Activity type, and cost centre.

**Step 3** 

To complete the process, click on **Send** or if you no longer want the data, click on **Delete**.

Note:
You can only book manually when there is no existing time block. You cannot book time while you are working or work is in progress.
Since service calls and projects are permission tied, you may find the display empty unless there exists an ongoing process.
You can add a cost center in this section and nowhere else. 

===== Administration =====

The application of the Administration section of COBI.time enables account administrators to manage the individual users and lets them configure a number of settings for each user account.
The functionalities in detail are given below:

==== User Administration ====
 
This section displays the available user data in COBI.time. The main user administration screen provides information about SAP Employees Id, Employees Name, SAP User Code, SAP external employee Code, User groups, and Actions. 

{{ :cobi.time:21.png }}

You can manage user account as per your requirements. This, you can manage in: Import SAP user.
\\

==== Import SAP User ====

Importing SAP user data is an available function in COBI.time. For data transfer execution, access to SAP users is required. Once you click on SAP Import button  {{:cobi.time:22.png?100|}} from the Top Right Corner of the User Administration screen, then you see the following screen displayed:

{{ :cobi.time:23.png?600 |}}

Give a password, search and select the required user data, then click on Import User. To 
return back or cancel, click outside the import user window.
\\

{{ :cobi.time:24.png?600 |}}


How to search user account from the available list, click on the search field and put a keyword to help you in finding the user account. Then, select the relevant user.


**Note:**
You can also have an option to hide or show inactive users. Click on the icon  {{:cobi.time:26.png?40|}} left side of the search field.

{{ :cobi.time:ss2.png?600 |}}
\\

==== How to edit, delete, and reset password ====
\\

{{   :cobi.time:30.png?600  |}}

== Edit ==

The Edit User screen provides an option to deal with user group identifications. You can select as many user groups as per user depending on the status of each user. Then the user can have access to each relevant group data in COBI.time. You can also view and work on the user required time model and vacation account.  

**User Group Selection Option:**

Select as many user groups as you can depending on the user authorization status. Then 
the user has access to each selected group data accordingly.

{{ :cobi.time:31.png?300 }}

**Time Model**

{{ :cobi.time:32.png?300 }}

Once you click on the Time Model tab of the Edit User window, you can have a time model and validation date displayed. 

**Note:** You have a separate section on time models (section 3.2.3 on page 25) where you can add **daily- and weekly models** as required by your business. 

**Remove Time Account**


{{ :cobi.time:ss4.png?400 |}}


You can remove the time account at this level by clicking on the {{:cobi.time:34.png?50|}} button from the **Time model** **screen above**. Then the screen below displays. You can put the relevant data such as closing date to **remove** and **save**. To create a new time account, select the checkbox {{:cobi.time:35.png?200|}}  , include time model per week, type the start value hours and select validly from the date (year, month, and date) option. Then click on **Save**.

**Vacation account**
{{ :cobi.time:ss3.png?350 |}}
You click on the Vacation account tab of the Edit User window, then it displays the number of vacation days per year. When the vacation days expire the following year, tick the **vacation days expire next year checkbox.** 

== Delete ==

You want to remove a user account from the list, click on Delete button .

{{ :cobi.time:37.png }} 

A Warning message appears to check whether your decision is correct or not. If it is correct, Click **Ok**.

\\

{{ :cobi.time:38.png }}

**Note:** You cannot delete an employee from the system. COBI.time deletes and hides them. These can be reactivated using hide or show button {{:cobi.time:26.png?40|}}  from the user administration window.

{{ :cobi.time:39.png }}

 If the employee has a running time account, it first closes the running time account and then deletes it.

=== Reset/Change Password ===

Users have an initially assigned password. By first time log in, users can change the **password** and give their own.
 You can reset or change the password to each user as required. To do this, select the relevant user and click on the Reset password button.

{{  :cobi.time:sap_import.png?700   |}}

\\

Insert the preferred password and confirm. Then click on **Save**. 

\\

{{  :cobi.time:41.png?350  |}}

\\

==== General Setting ====

In order to work with the general setting, you need to click General settings from the main menu list. 

**Main Menu ⇒ Administration ⇒ General Settings**

Then the following window displays:

{{      :cobi.time:timenew1.png?1200 |}}

In this section, you can **change the logo** by selecting the **select file** option . Then you can add a new Logo by uploading it. 

You can also manage Absence reasons by selecting the **Manage** button. Once you click on Manage, the window below displays. Then select which reason for absence to be in this context or add a new absence reason by clicking at the plus sign  on the top right corner of the screen. Then click on **Save Absence**.

{{ :cobi.time:ss5.png?500 |}}


**Activation /Deactivation**

COBI.time offers activate/deactivate options to reorganize the product according to your company`s needs.

  *  Show absence requests in the presence list
 
  *  Activate booking on projects from project management
 
  *  Activate authorization system for projects from project management

  *  Activate booking on service calls

  *  Activate authorization system for service call

  *  Activate posting to financial projects

==== Time models ====

In the application, you can set the working time account according to your requirements. For instance, how do you want the daily time model or weekly time model to look like and displayed in. 

You can open the** Time Models window** from the main menu. To do this, 

**Main menu ⇒Administration⇒ Time Models**

{{:cobi.time:45.png?200|}}

==== Setting Daily Time Model: ====

For a particular working day, you can **add**, **edit** or **delete** a Daily model name and the necessary information.

== Add New Daily Model ==

**Step 1**: Add a new daily model:

**Main Menu -> Administration -> Time models -> Add Daily model**

{{ :cobi.time:46.png }}

**Step 2**: Include the relevant data such as a daily model name, standard daily work time, start and end work time, Pause (break time) as well as comments in the displayed window.     

{{ :cobi.time:ss18.png?500 |}}

**Step 3**: Click on Add Daily model button

**Note**: If no action is required and you want to cancel it, click outside the **Time models** window

== Edit Daily Model ==

Editing the daily model of the existing records is applicable in COBI.time. To do this:

**Step 1**: click on the **Edit button**

{{ :cobi.time:48.png }}

**Step 2**: Take an action to make the necessary changes i.e. editing the data that requires any Change

{{ :cobi.time:ss19.png?500 |}}

**Step 3**: To save changes, click on Save Daily model

== Delete Daily Model ==

Deleting the daily model is possible only if there is no active time account with a weekly model that is connected to this daily model. For those in active time account that requires deletion, use the Delete button   to take the action of deletion. To do this:

**Step 1**: Click on the **Delete button**.

{{ :cobi.time:50.png }}

**Step 2**: Read the message carefully. If the decision is correct, click on **OK** to delete the record. 
If you are unsure about that click on **Cancel**.

{{ :cobi.time:51.png }}

==== Setting Weekly Time Model ====
 
Similar to the daily time model setting, you can also add, edit or delete the weekly time model. The weekly time gets calculated automatically. This depends on every workday you selected in the daily models. However, when editing is required you should do this:

== Add New Weekly model ==

{{ :cobi.time:52.png }}

**Step 1**: Main Menu -> Administration -> Time models -> Add weekly model

{{ :cobi.time:ss16.png?400 |}}

**Step 2**: Include the relevant data such as the weekly model name and weekly work time.

**Step 3**: For each day of the week, you can select the standard working time or any available 
data from the list. It could be 8 hours of standard work times or free work time. You can also add remarks if deemed necessary.
{{ :cobi.time:ss15.png?400 |}}

**Step 4**: Click on Add weekly model button

== Edit weekly model ==

Editing the weekly model of the existing records is also available in COBI.time. To do this:

**Step 1**: Main Menu -> Administration -> Time models -> then click on the **Edit button** as shown below

{{ :cobi.time:ss24.png?900 |}}

**Step 2**: Take an action to make the necessary changes i.e., editing the data that requires any Change.

{{ :cobi.time:ss20.png?400 |}}

**Step 3**: To save changes, click Save weeklymodel
\\

== Automatic Weekly Model ==

Automatic Weekly Model is mostly beneficial for companies that have trainees. Some days in the week they go to school and their school days are booked in COBI.time automatically. It is also possible to select the recurrence.

**Step 1:** Main Menu → Administration → Time models → Add Automatic Weekly Model

{{ :cobi.time:ss27.png?400 |}}

**Step 2:** Insert the Weekly Model Name and the time interval.

{{ :cobi.time:ss29.png?400 |}}

**Step 3:** Select the day and recurrence for automatic booking

== Delete weekly model ==

Deleting weekly model is possible only if there is no active time account with that weekly model. If deemed necessary therefore, the action will be taken using the **Delete button**. To do this:

**Step 1**: Click on the **Delete button**.

{{ :cobi.time:ss17.png?900 |}}

**Step 2**: Read the message carefully. If you are sure that you are making the correct decision, click **OK**  and the record will be deleted. If you are unsure about that, click **Cancel**.

{{ :cobi.time:58.png }}

\\

==== Time Report ====

In this section, you also have an option to view the time report for a particular period of preference.
To open the select time report window, click on the Time report button  of the Administration menu.

**Main Menu -> Administration -> Time Report**


{{ :cobi.time:59.png }}


Then it displays:

\\

{{  :cobi.time:ss6.png?800   |}}

Select the relevant user, year, and month for which the report is going to be requested. Then click on **Request.** Finally, you will get the requested period report displayed as:

\\

{{ :cobi.time:61.png?500 }}

\\

You can produce an Excel file of this report by clicking at the **Export** tab on the top right corner of the opened window.

\\

==== Holiday Management ====

Holiday management is also another available option in COBI.time. You open the Holiday Management window from the main menu as** Administration -> Holiday Management.** 

**Notice:** 

In this section, it is important to notice that ever Time-account gets updated when action on adding or deleting holidays is carried out. Therefore, you have to make sure that no User is online in order to execute the process. 

{{  :cobi.time:62.png?400  |}}

You can create a new holiday by clicking on the plus sign  .  Include the name and click on **save**. Click on the **Tickbox** if there is a need to take over the holiday name into the next year.

{{  :cobi.time:63.png?400  |}}

If the holiday name is no more needed, you can remove it by clicking on the Trash button

\\

{{  :cobi.time:64.png?300  |}}

\\

Click **ok** to confirm the deletion process. If no action is required, click on **Cancel.**

{{  :cobi.time:2022-05-24_16_51_47-cobitime.png?400 |}}

You can also the import Holidays using Import Holidays button {{ :cobi.time:66.png?100}}. The window on the left displays. Then select from the given list and click on the **Import** button to execute the process.

\\\

Note that the yearly holidays depend and created based on the employment starting date.

{{  :cobi.time:67.png?400  |}}

In this case, the annual holidays are the number of holiday days an employee gets and assuming that the starting date was January and full holiday days are considered for the current year

{{ :cobi.time:68.png?300|}}

\\

Assuming a new employee started in the middle of the year (e.g. in the month of June), the holiday days for the year are calculated pro rata. If these are e.g. 24 days (normally the leave is based on the contract), the employee has only 12 days of leave left for the current year. In the following year, the employee then receives the annual leave plus the remaining leave days (only if the option "Leave days expire next year" is ticked).


\\\

{{ :cobi.time:70.png?300|}}

Then the display will be as

\\\

==== Project Stages Permissions and Assignments ====

The project stages permissions and assignments section of COBI.time provides an option for you to record the work time for a particular project related to business partners.
To select users for action in the project stages permissions and assignments, do this:

**Step 1**: Main Menu -> Administration -> Project Stages permissions and assignments -> select user

{{  :cobi.time:71.png?700  |}}

**Step 2**: Once the user is selected, you can provide relevant information related to Business 
partners, project type, Activities types, planned cost per stage, planned time per stage, or status.

{{  :cobi.time:72.png?500  |}}

**Step 3**: Click on Save

=== Mirror Permissions ===

{{:cobi.time:73.png?400 |}}

\\


In this area it is also possible to give permissions to other users at the same time. For example, several users can be given permissions for a project that Robert Leitner has in progress. Click on the option Grant permissions to other users and then select the desired users from the drop-down list. You then have the option to select the appropriate permissions, e.g. levels or activity types, etc. Then save** the action.


\\




\\

==== Service Calls Permissions and Assignments ====

In this section, you can display and work with the service calls permissions and assignments related to each user. The process displays information about the business partner, service calls and activities. To do this:

**Step 1**: Main Menu -> Administration -> Service Calls Permissions and Assignments ->select user

{{  :cobi.time:74.png?700  |}}

**Step 2**: Once you identify the user from the list, you can have the following information displayed:

{{  :cobi.time:75.png?600  |}}

**Step 3**: To save changes, click Save

\\\

===== Attendance list =====

==== Status Show and Change Mode of Attendance List ====

The status of the presence list of employees is available for display in COBI.time. To do this:

**Step 1**: Main Menu à Presence List or by clicking on the **Presencelist Icon**  as displayed 
below:

{{  :cobi.time:76.png?500  |}}

**Step 2**: Select the relevant search options for the display. Type a user or department name in the search field to find the required list. You can select the option **All** to display all available lists or select a specific department from the drop-down list to display what belongs to that particular department. If you want to see only those employees who are present, tick on the **checkbox** that stands for** Show only present Employees**.  

The following displayed screen is in card mode. 

{{  :cobi.time:77.png?500  |}}

**Legend**

You can see the legend type for each status of the attendance icon such as in project, 
present, in a break, in-home office, in house, out of the house, and absent. Each of these is represented with an individual icon. To do this:
Click on the Show Legend button on the top right corner of the Presencelist screen

{{  :cobi.time:78.png?500  |}}

==== Password Settings ====

In this section, you can set your password as you wish. You can reset, activate, or deactivate your password. To do this:
 
Main Menu -> Password Setting
Then the following window displayed:

{{:cobi.time:79.png?400|}}

\\\

{{ :cobi.time:80.png?400|}}

In order to reset/change the password, click on the Reset Password button. Then asking you to confirm.

\\\

Insert the preferred password and confirm. Then click on Save.
Look at the status of the 2-Factor Authentication. You can enable or disable this status by clicking at the **Enable** or **Disable** button at the bottom right of the Password Settings window.
To enable the authentication, click on **Enable** button. You will be asked to activate 2-Factor Authentication.
To do this:

  - Scan the QRCode with your mobile phone
  - Get an OTP code
  - Insert the OTP Code in the Password field
  - Click on Activate 2-Factor Authentication

{{:cobi.time:81.png?400|}}

Then the status is enabled as displayed below:

{{:cobi.time:82.png?400|}}

Deactivating 2-Factor Authentication is simply click on Deactivate Button, then it will automatically be changed to Disabled status.

{{:cobi.time:83.png?400 |}}

\\

The reason for this function is that you can log into COBI.time from the local network using the 4-digit pin function. However, this is insecure if COBI.time is accessible via the Internet. Therefore, it is necessary to implement 2-factor authentication to enable logging in with a 4-digit pin code and make access more secure. So you need the 6-digit temporary token plus the 4-digit pin code to log in.


\\\

**Note:**

Absence request is already covered in section

====== Reporting Procedures ======

The report can be available at several stages where a monthly time report is required for a relevant year on selection. The the report can be exported into an Excel file. You can also view the attendance list as one report for all employees or a particular group as you wish. This has been explained based on their relevance in the previous sections. Here below as an example of a time report. 

The procedure is:

**Step 1**: Main Menu -> Administration -> Time report button 

{{ :cobi.time:ss7.png?800 |}}

**Step 2**: Select the relevant year and month for which the report is going to be requested.

{{ :cobi.time:85.png?500 }}

**Step 3**: Click on Request to display the time report

{{ :cobi.time:86.png?500 }}

**Step 4**: Exporting the report will produce an Excel file for you. To take this action, click on 
Export tab.

{{ :cobi.time:87.png?700 }}

====== Summary ======

COBI.time is an efficient personnel time recording in SAP Business One for modern medium-sized companies. It is a contemporary solution that meets all the requirements of modern working time recording anywhere and at any time.

Working with employee time records offers great advantages and simplifies the administration process considerably. You can see attendance status and mail notifications at a glance as soon as you open the main COBI.time window. Applying time recording by work category is also possible in COBI.time.
The history of the recorded data in the form of daily or monthly time records can also be displayed. 

Whenever you need and want to process detailed information on employees' time records, you can use manual time recording flexibly.  

COBI.time allows administrators to manage individual users and configure a number of settings for each user account according to their authorisations and responsibilities. For example, importing SAP users, editing users (user group identifier, time model and leave account), deleting a user, resetting password, time report, absence overview are available in this area. 

In the general settings section of COBI.time, it is possible to insert a new logo, change the existing logo or set the default logo again. You can also manage the details of the reasons for absence in the general settings window. Working with working time accounts is also possible. In the application, you can easily set up a working time account according to your wishes and operational requirements. Here, for example, you define how the daily time model or weekly time model should exist in the system. 

Working time recording for a specific project in relation to business partners is also done within the project phases Authorisations and Assignments in COBI.time.
Working with the authorisations and assignments for service calls related to each user, with the relevant information about the business partner, service calls and activities, is done in the Authorisations and Assignments for Service Calls section on the User Management tab. 

Finally, the status display and change mode of the attendance list as well as the absence request functions of COBI.time are also available. In addition, the functionality of 2-factor authentication is implemented and covered in COBI.time.

COBI.time thus has a strong functionality for reliable and efficient time recording of employees in the administrative processes of a company.