de:cobi.edi
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====== COBI.edi ====== | ====== COBI.edi ====== | ||
+ | COBI.edi ist ein Hintergrunddienst für den **elektronischen Datenaustausch (EDI)** mit SAP Business One. \\ | ||
+ | Er automatisiert den Austausch von Geschäftsdokumenten (z. B. Kundenaufträge, | ||
+ | ===== Funktionen ===== | ||
+ | |||
+ | **Unterstützte Transaktionstypen: | ||
+ | |||
+ | * **ORDERS** – Import und Export von Kundenaufträgen | ||
+ | * **DESADV** – Import und Export von Lieferscheinen (Versandavis) | ||
+ | * **ORDERSP** – Import von Auftragsbestätigungen | ||
+ | * **INVOICE** – Import und Export von Rechnungen | ||
+ | |||
+ | **Unterstützte EDI-Dienstleister: | ||
+ | |||
+ | * Transus | ||
+ | * Avedium | ||
+ | |||
+ | **Automatisierung: | ||
+ | |||
+ | * Geplante Import-/ | ||
+ | * Backup und Protokollierung aller verarbeiteten XML-Dateien | ||
+ | * Konsolidierung von Rechnungen in einer Rechnungsliste | ||
+ | * Erstellung von Speditionstouren aus offenen Lieferscheinen (optional mit Coresuite-Druck) | ||
+ | |||
+ | **Fehlerbehandlung: | ||
+ | |||
+ | * Automatische SAP Business One Alarme an eine Benutzergruppe bei Importfehlern | ||
+ | * EDI-Log zur Überwachung, | ||
+ | * Option zur Verwendung von **Dummy-Geschäftspartnern/ | ||
+ | |||
+ | **Sonderentwicklungen: | ||
+ | |||
+ | * **DESADV-Import: | ||
+ | * **INVOICE-Import: | ||
+ | |||
+ | ===== Installation ===== | ||
+ | |||
+ | * Standard-Installationspfad: | ||
+ | * COBI.edi läuft als Windows-Dienst und muss aktiv sein. | ||
+ | * Für die Konfiguration ist ein Zugriff auf SAP Business One erforderlich. | ||
+ | * Nach Änderungen muss der Dienst neu gestartet werden. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Systemstruktur und Ordner ==== | ||
+ | |||
+ | Im Installationsverzeichnis nutzt COBI.edi die folgenden Hauptordner: | ||
+ | |||
+ | ^ Ordner | ||
+ | | Backup | ||
+ | | TransusExport | ||
+ | | TransusImport | ||
+ | |||
+ | ===== Konfiguration ===== | ||
+ | |||
+ | Nach der Installation erscheinen in SAP unter **Administration → Add-ons** zusätzliche EDI-Einträge: | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== EDI-Konfiguration: | ||
+ | |||
+ | Zu finden unter: \\ | ||
+ | Administration → Add-ons → EDI-Konfiguration | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | Wichtige Einstellungen: | ||
+ | |||
+ | * **Backup-Pfad** – Ablageort für XML-Backups | ||
+ | * **Importintervall** – Zeit in Minuten zwischen Importläufen | ||
+ | * **Alarmgruppe** – Benutzergruppe für automatische SAP-Alarmmeldungen bei Fehlern | ||
+ | * **EDI-Serveradresse** – (z. B. Transus/ | ||
+ | * **Dummy-Partner-/ | ||
+ | * **Transus Import-/ | ||
+ | * **Spezialoptionen** – (z. B. Export mit Testkennzeichen, | ||
+ | |||
+ | ==== EDI-Log: ==== | ||
+ | |||
+ | Zu finden unter: \\ | ||
+ | Administration → Add-ons → EDI-Log | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | * Zentrales Überwachungs- und Fehlerprotokoll für alle Import-/ | ||
+ | * Zeigt Status (erfolgreich, | ||
+ | * Ermöglicht Filterung und Reimport korrigierter Belege | ||
+ | * Belege können als erledigt markiert werden | ||
+ | |||
+ | ==== EDI-Gruppen: | ||
+ | |||
+ | Zu finden unter: \\ | ||
+ | Administration → Add-ons → EDI-Gruppen | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | * Gruppierung von Geschäftspartnern (z. B. Konzernstrukturen) | ||
+ | * Konfiguration von GLN-Nummern für Aufträge, Rechnungen, DESADV, ORDRSP | ||
+ | * Optionen für Rechnungsliste, | ||
+ | * Zuweisung von Belegtypen und Exportintervallen (manuell, täglich, stündlich, minütlich) | ||
+ | |||
+ | ===== EDI-Gruppenkonfiguration ===== | ||
+ | |||
+ | Eine **EDI-Gruppe** fasst mehrere Geschäftspartner (z. B. Tochtergesellschaften eines Konzerns) unter einer Konfiguration zusammen. Alle Mitglieder einer Gruppe erben die gleichen EDI-Einstellungen. Die Konfiguration erfolgt über: | ||
+ | **Administration → Add-ons → EDI-Gruppen** | ||
+ | |||
+ | Folgende Optionen stehen zur Verfügung: | ||
+ | |||
+ | ^ Einstellung | ||
+ | | **EDI-Gruppe** | ||
+ | | **DESADV-GLN** | ||
+ | | **Nur gepackte Lieferscheine anlegen** | Option, nur gepackte Lieferscheine zu erzeugen. | ||
+ | | **Rechnungs-GLN** | ||
+ | | **Abkommensnummer** | ||
+ | | **ORDRSP-GLN** | ||
+ | | **Master-NVE ausgeben** | ||
+ | | **Rabattcode im Belegkopf** | ||
+ | | **GTIN als GTINVBE ausgeben** | ||
+ | | **Packstrukturen exportieren (DESADV)** | Option, Packstrukturen in DESADV-Nachrichten zu exportieren. | ||
+ | | **Mit Testkennzeichen exportieren** | Option, Transaktionen als *Testexporte* zu kennzeichnen. | ||
+ | | **Standardadresse bei keiner GLN** | Falls keine Lieferadresse gepflegt ist, wird die Konzernadresse der Gruppe verwendet. | ||
+ | | **Sachbearbeiter** | ||
+ | | **Typ** | ||
+ | | **Rechnungsliste** | ||
+ | | **Transaktionsgruppe** | ||
+ | |||
+ | ==== Tabelle Transaktionsgruppe: | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ==== Transaktionsgruppen-Intervalle: | ||
+ | |||
+ | Für jeden Belegtyp muss das Exportintervall festgelegt werden: | ||
+ | |||
+ | * **Manuell: | ||
+ | * **Täglich: | ||
+ | * **Stündlich: | ||
+ | * **Minütlich: | ||
+ | |||
+ | Zusätzliche Felder: | ||
+ | |||
+ | * **Startzeit / Endzeit** – definiert den aktiven Zeitraum für stündliche oder minütliche Exporte | ||
+ | * **Zuletzt ausgeführt** – schreibgeschütztes Feld, zeigt den Zeitpunkt der letzten Ausführung | ||
+ | * **Aufträge ab Datum abgleichen** – exportiert nur Belege mit einem Belegdatum gleich oder größer als dieser Wert | ||
+ | * **Nur Belege der letzten X Tage exportieren** – beschränkt den Export auf ein rollierendes Zeitfenster | ||
+ | |||
+ | ==== Geschäftspartner: | ||
+ | |||
+ | Jede EDI-Gruppe kann mehrere Geschäftspartner enthalten. Partner können über den Button *Hinzufügen* in der Gruppenkonfiguration oder direkt in den **Geschäftspartner-Stammdaten** durch Auswahl des *EDI-Gruppencodes* hinzugefügt werden. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ===== Rechnungsliste ===== | ||
+ | |||
+ | * Erstellung über: **Verkauf → Rechnungsliste erstellen** | ||
+ | {{: | ||
+ | * Auswahl Konsolidierungspartner und Zeitraum | ||
+ | * Zusammenfassung mehrerer Rechnungen in einer Liste mit fortlaufender Transaktionsnummer | ||
+ | * Suche über: **Verkauf → Rechnungsliste suchen** | ||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ===== EDI-Speditionstouren ===== | ||
+ | |||
+ | * Aufruf über: **Verkauf → EDI-Speditionstouren** | ||
+ | * Nach Auswahl einer Versandart werden alle offenen Lieferscheine dieser Art angezeigt, die noch nicht zugeordnet sind | ||
+ | {{: | ||
+ | * Erstellung von Speditionstouren aus offenen Lieferscheinen | ||
+ | {{: | ||
+ | * Export möglich als Versandavis oder Tour für die Spedition | ||
+ | * Optional mit Coresuite-Layoutdruck | ||
+ | |||
+ | ===== Import- und Exportabläufe ===== | ||
+ | |||
+ | * Alle Belege werden in den Ordnern **Backup/ | ||
+ | * Alle Vorgänge werden mit Zeitstempel, | ||
+ | * Testexporte können direkt aus der Belegansicht in SAP ausgeführt werden (Button **EDI Export**). | ||
+ | |||
+ | ===== Fehlerbehandlung ===== | ||
+ | |||
+ | * Tritt bei einem Import ein Fehler auf, wird ein **SAP Business One Alarm** ausgelöst und an die in der EDI-Konfiguration hinterlegte Alarmgruppe gesendet. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Die Alarmgruppe muss zuvor in SAP Business One unter **Benutzergruppen** mit dem Gruppentyp *Alarme* angelegt werden, bevor sie in der EDI-Konfiguration zugewiesen werden kann. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Bei Importfehlern wird automatisch ein Alarm an die konfigurierte Alarmgruppe gesendet. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Typische Fehler: | ||
+ | |||
+ | * Artikelnummer/ | ||
+ | * Geschäftspartner oder Lieferadresse nicht vorhanden | ||
+ | |||
+ | ===== Bearbeitung im EDI-Log & Reimport ===== | ||
+ | |||
+ | * Fehlende Daten in SAP nachpflegen (z. B. GTIN ergänzen, Geschäftspartner anlegen). | ||
+ | * Beleg im **EDI-Log** markieren → **Reimport** starten. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Nach erfolgreichem Reimport: neuer Logeintrag mit Status **„Reimport“** und Dokumentennummer. | ||
+ | |||
+ | ===== Dummy-Geschäftspartner und Dummy-Artikel ===== | ||
+ | |||
+ | * Wenn aktiviert, werden fehlende Partner oder Artikel automatisch durch **Dummy-Daten** ersetzt. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Kein SAP-Alarm; stattdessen erscheint eine **Warnung** im EDI-Log. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Der Beleg wird dennoch importiert, muss aber später manuell korrigiert werden. | ||
+ | |||
+ | ===== Testabläufe ===== | ||
+ | |||
+ | * Öffnen eines Geschäftspartnerbelegs (Rechnung, Lieferschein) → Klick auf *EDI Export*. | ||
+ | {{: | ||
+ | * Die XML-Datei wird im definierten Exportpfad erzeugt. | ||
+ | * Exportzeitstempel wird gespeichert; | ||
+ | |||
+ | ===== Sonderentwicklung ===== | ||
+ | |||
+ | Da der Standard nicht ausreicht, müssen für spezielle Anforderungen per Plugin **Sonderlogiken** implementiert werden. | ||
+ | |||
+ | ===== DESADV-Import ===== | ||
+ | |||
+ | Beim Import einer **DESADV** (Versandavis) eines Lieferanten werden zusätzlich zum normalen Wareneingang automatisch folgende Schritte ausgeführt: | ||
+ | |||
+ | * Ein Kundenlieferschein und eine Rechnung werden in SAP Business One erstellt. | ||
+ | * Der **UpdateOrder**-Endpunkt der DataInterchange-API wird aufgerufen, sodass die Versandmeldung über S4T an den Shop übermittelt wird. | ||
+ | * Eine Versandmail wird an den Kunden gesendet. | ||
+ | |||
+ | {{: | ||
+ | |||
+ | ===== INVOICE-Import ===== | ||
+ | |||
+ | Zur besseren Kontrolle für die Buchhaltung wurde der **INVOIC-Import** so angepasst, dass Eingangsrechnungen in SAP Business One als **„geparkte Belege“** angelegt werden. | ||
+ | Zusätzliche Prüfungen wurden implementiert: | ||
+ | |||
+ | * Beim Import einer INVOIC werden die Beträge aus der empfangenen Datei mit denen der Bestellung abgeglichen. | ||
+ | * Item Bei Abweichungen wird ein entsprechendes Hinweisfeld in SAP Business One gefüllt. |
de/cobi.edi.txt · Last modified: by thuth