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de:cobi.edi

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de:cobi.edi [2025/08/26 09:37] – Translation page created thuthde:cobi.edi [2025/08/26 09:49] (current) thuth
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 ====== COBI.edi ====== ====== COBI.edi ======
  
 +COBI.edi ist ein Hintergrunddienst für den **elektronischen Datenaustausch (EDI)** mit SAP Business One. \\
 +Er automatisiert den Austausch von Geschäftsdokumenten (z. B. Kundenaufträge, Lieferscheine, Rechnungen) im XML-Format zwischen SAP Business One und EDI-Dienstleistern. COBI.edi unterstützt sowohl den **Import** als auch den **Export** von Belegen und integriert Fehlerbehandlung, Backup und Überwachung direkt in SAP Business One.
  
 +===== Funktionen =====
 +
 +**Unterstützte Transaktionstypen:**
 +
 +  * **ORDERS** – Import und Export von Kundenaufträgen
 +  * **DESADV** – Import und Export von Lieferscheinen (Versandavis)
 +  * **ORDERSP** – Import von Auftragsbestätigungen
 +  * **INVOICE** – Import und Export von Rechnungen
 +
 +**Unterstützte EDI-Dienstleister:**
 +
 +  * Transus
 +  * Avedium
 +
 +**Automatisierung:**
 +
 +  * Geplante Import-/Exportläufe in konfigurierbaren Intervallen
 +  * Backup und Protokollierung aller verarbeiteten XML-Dateien
 +  * Konsolidierung von Rechnungen in einer Rechnungsliste
 +  * Erstellung von Speditionstouren aus offenen Lieferscheinen (optional mit Coresuite-Druck)
 +
 +**Fehlerbehandlung:**
 +
 +  * Automatische SAP Business One Alarme an eine Benutzergruppe bei Importfehlern
 +  * EDI-Log zur Überwachung, Filterung und zum Reimport korrigierter Belege
 +  * Option zur Verwendung von **Dummy-Geschäftspartnern/-Artikeln**, falls Daten fehlen
 +
 +**Sonderentwicklungen:**
 +
 +  * **DESADV-Import:** Erstellt nicht nur einen Wareneingang, sondern auch automatisch den Kundenlieferschein und die Rechnung; zusätzlich wird die DataInterchange-API über den *UpdateOrder*-Endpunkt aufgerufen, sodass eine Versandmeldung an den Shop gesendet und eine Versandmail an den Kunden verschickt wird.
 +  * **INVOICE-Import:** Eingangsrechnungen werden als „geparkte Belege“ mit Validierung in SAP angelegt. Beträge aus der importierten Datei werden mit der Bestellung abgeglichen; Abweichungen werden in einem Hinweisfeld in SAP Business One vermerkt.
 +
 +===== Installation =====
 +
 +  * Standard-Installationspfad: C:\COMPnet\COBI.edi
 +  * COBI.edi läuft als Windows-Dienst und muss aktiv sein.
 +  * Für die Konfiguration ist ein Zugriff auf SAP Business One erforderlich.
 +  * Nach Änderungen muss der Dienst neu gestartet werden.
 +
 +{{:bild_1.png?400|}}
 +
 +==== Systemstruktur und Ordner ====
 +
 +Im Installationsverzeichnis nutzt COBI.edi die folgenden Hauptordner:
 +
 +^ Ordner          ^ Funktion                                                                 ^
 +| Backup          | Ablage verarbeiteter XML-Dateien (Import/Export), mit Unterordnern pro Typ |
 +| TransusExport   | Exportverzeichnis für ausgehende XML-Dateien                              |
 +| TransusImport   | Importverzeichnis für eingehende XML-Dateien                              |
 +
 +===== Konfiguration =====
 +
 +Nach der Installation erscheinen in SAP unter **Administration → Add-ons** zusätzliche EDI-Einträge:
 +
 +{{:bild_2.png?400|}}
 +
 +==== EDI-Konfiguration: ====
 +
 +Zu finden unter: \\
 +Administration → Add-ons → EDI-Konfiguration
 +
 +{{:bild_3.png?400|}}
 +
 +Wichtige Einstellungen:
 +
 +  * **Backup-Pfad** – Ablageort für XML-Backups
 +  * **Importintervall** – Zeit in Minuten zwischen Importläufen
 +  * **Alarmgruppe** – Benutzergruppe für automatische SAP-Alarmmeldungen bei Fehlern
 +  * **EDI-Serveradresse** – (z. B. Transus/Avedium)
 +  * **Dummy-Partner-/Artikeldefinitionen** – Platzhalter für nicht erkannte Daten
 +  * **Transus Import-/Exportpfade** – Ordner für Austauschdateien
 +  * **Spezialoptionen** – (z. B. Export mit Testkennzeichen, Packstrukturen exportieren, Rechnungsdaten aus FatherCard holen)
 +
 +==== EDI-Log: ====
 +
 +Zu finden unter: \\
 +Administration → Add-ons → EDI-Log
 +
 +{{:bild_4.png?1000|}}
 +
 +  * Zentrales Überwachungs- und Fehlerprotokoll für alle Import-/Exportvorgänge
 +  * Zeigt Status (erfolgreich, Warnung, Fehler) mit Details
 +  * Ermöglicht Filterung und Reimport korrigierter Belege
 +  * Belege können als erledigt markiert werden
 +
 +==== EDI-Gruppen: ====
 +
 +Zu finden unter: \\
 +Administration → Add-ons → EDI-Gruppen
 +
 +{{:bild_5.png?400|}}
 +
 +  * Gruppierung von Geschäftspartnern (z. B. Konzernstrukturen)
 +  * Konfiguration von GLN-Nummern für Aufträge, Rechnungen, DESADV, ORDRSP
 +  * Optionen für Rechnungsliste, Packstrukturen, Master-NVE, Rabattcodes, Testläufe
 +  * Zuweisung von Belegtypen und Exportintervallen (manuell, täglich, stündlich, minütlich)
 +
 +===== EDI-Gruppenkonfiguration =====
 +
 +Eine **EDI-Gruppe** fasst mehrere Geschäftspartner (z. B. Tochtergesellschaften eines Konzerns) unter einer Konfiguration zusammen. Alle Mitglieder einer Gruppe erben die gleichen EDI-Einstellungen. Die Konfiguration erfolgt über:
 +**Administration → Add-ons → EDI-Gruppen**
 +
 +Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
 +
 +^ Einstellung                    ^ Beschreibung                                                                                   ^
 +| **EDI-Gruppe**                 | Bezeichnung, unter der die Gruppe geführt wird (z. B. Konzernname).                            |
 +| **DESADV-GLN**                 | Globale Lokationsnummer (GLN), die für Lieferscheine (DESADV) verwendet wird.                  |
 +| **Nur gepackte Lieferscheine anlegen** | Option, nur gepackte Lieferscheine zu erzeugen.                                           |
 +| **Rechnungs-GLN**              | GLN, die für Rechnungen verwendet wird.                                                        |
 +| **Abkommensnummer**            | Vertrags- oder Vereinbarungsnummer für die Abwicklung.                                         |
 +| **ORDRSP-GLN**                 | GLN, die für Auftragsbestätigungen (ORDRSP) verwendet wird.                                    |
 +| **Master-NVE ausgeben**        | Option, eine Master-NVE (Nummer der Versandeinheit) in DESADV-Nachrichten auszugeben.          |
 +| **Rabattcode im Belegkopf**    | Rabattkennzeichen im Belegkopf (z. B. „DI“ für Discount). Kunden können abweichende Codes verlangen. |
 +| **GTIN als GTINVBE ausgeben**  | Option, GTIN-Werte als GTINVBE im EDI-Dokument auszugeben.                                     |
 +| **Packstrukturen exportieren (DESADV)** | Option, Packstrukturen in DESADV-Nachrichten zu exportieren.                              |
 +| **Mit Testkennzeichen exportieren** | Option, Transaktionen als *Testexporte* zu kennzeichnen.                                    |
 +| **Standardadresse bei keiner GLN** | Falls keine Lieferadresse gepflegt ist, wird die Konzernadresse der Gruppe verwendet.       |
 +| **Sachbearbeiter**             | Interner SAP-Benutzer, der für diese EDI-Gruppe verantwortlich ist.                            |
 +| **Typ**                        | Legt fest, welche Belegtypen (Transaktionen) für diese Gruppe per EDI verarbeitet/exportiert werden. |
 +| **Rechnungsliste**             | Option, mehrere Rechnungen in einer Liste zu konsolidieren. Diese Liste erhält eine eigene Transaktionsnummer. |
 +| **Transaktionsgruppe**         | Zuordnung gemäß der *Tabelle Transaktionsgruppen*.                                             |
 +
 +==== Tabelle Transaktionsgruppe: ====
 +
 +{{:bild_7.png?800|}}
 +
 +==== Transaktionsgruppen-Intervalle: ====
 +
 +Für jeden Belegtyp muss das Exportintervall festgelegt werden:
 +
 +  * **Manuell:** Kein automatischer Export, nur auf Anforderung
 +  * **Täglich:** Export zu einer definierten Uhrzeit
 +  * **Stündlich:** Export alle *x* Stunden
 +  * **Minütlich:** Export alle *x* Minuten
 +
 +Zusätzliche Felder:
 +
 +  * **Startzeit / Endzeit** – definiert den aktiven Zeitraum für stündliche oder minütliche Exporte
 +  * **Zuletzt ausgeführt** – schreibgeschütztes Feld, zeigt den Zeitpunkt der letzten Ausführung
 +  * **Aufträge ab Datum abgleichen** – exportiert nur Belege mit einem Belegdatum gleich oder größer als dieser Wert
 +  * **Nur Belege der letzten X Tage exportieren** – beschränkt den Export auf ein rollierendes Zeitfenster
 +
 +==== Geschäftspartner: ====
 +
 +Jede EDI-Gruppe kann mehrere Geschäftspartner enthalten. Partner können über den Button *Hinzufügen* in der Gruppenkonfiguration oder direkt in den **Geschäftspartner-Stammdaten** durch Auswahl des *EDI-Gruppencodes* hinzugefügt werden.
 +
 +{{:0:bild_6.png?800|}}
 +
 +===== Rechnungsliste =====
 +
 +  * Erstellung über: **Verkauf → Rechnungsliste erstellen**
 +  {{:bild_8.png?200|}}
 +  * Auswahl Konsolidierungspartner und Zeitraum
 +  * Zusammenfassung mehrerer Rechnungen in einer Liste mit fortlaufender Transaktionsnummer
 +  * Suche über: **Verkauf → Rechnungsliste suchen**
 +  {{:bild_9.png?600|}}
 +
 +===== EDI-Speditionstouren =====
 +
 +  * Aufruf über: **Verkauf → EDI-Speditionstouren**
 +  * Nach Auswahl einer Versandart werden alle offenen Lieferscheine dieser Art angezeigt, die noch nicht zugeordnet sind
 +  {{:bild_10.png?500|}}
 +  * Erstellung von Speditionstouren aus offenen Lieferscheinen
 +  {{:bild_11.png?500|}}
 +  * Export möglich als Versandavis oder Tour für die Spedition
 +  * Optional mit Coresuite-Layoutdruck
 +
 +===== Import- und Exportabläufe =====
 +
 +  * Alle Belege werden in den Ordnern **Backup/IMPORT** oder **Backup/EXPORT** nach Transaktionstyp abgelegt.
 +  * Alle Vorgänge werden mit Zeitstempel, Transaktionstyp, Dateiname und Status protokolliert.
 +  * Testexporte können direkt aus der Belegansicht in SAP ausgeführt werden (Button **EDI Export**).
 +
 +===== Fehlerbehandlung =====
 +
 +  * Tritt bei einem Import ein Fehler auf, wird ein **SAP Business One Alarm** ausgelöst und an die in der EDI-Konfiguration hinterlegte Alarmgruppe gesendet.
 +  {{:bild_12.png?400|}}
 +  * Die Alarmgruppe muss zuvor in SAP Business One unter **Benutzergruppen** mit dem Gruppentyp *Alarme* angelegt werden, bevor sie in der EDI-Konfiguration zugewiesen werden kann.
 +  {{:bild_13.png?500|}}
 +  * Bei Importfehlern wird automatisch ein Alarm an die konfigurierte Alarmgruppe gesendet.
 +  {{:bild_14.png?400|}}
 +  * Typische Fehler:
 +
 +  * Artikelnummer/GTIN nicht gefunden
 +  * Geschäftspartner oder Lieferadresse nicht vorhanden
 +
 +===== Bearbeitung im EDI-Log & Reimport =====
 +
 +  * Fehlende Daten in SAP nachpflegen (z. B. GTIN ergänzen, Geschäftspartner anlegen).
 +  * Beleg im **EDI-Log** markieren → **Reimport** starten.
 +  {{:bild_15.png?600|}}
 +  * Nach erfolgreichem Reimport: neuer Logeintrag mit Status **„Reimport“** und Dokumentennummer.
 +
 +===== Dummy-Geschäftspartner und Dummy-Artikel =====
 +
 +  * Wenn aktiviert, werden fehlende Partner oder Artikel automatisch durch **Dummy-Daten** ersetzt.
 +  {{:bild_16.png?400|}}
 +  * Kein SAP-Alarm; stattdessen erscheint eine **Warnung** im EDI-Log.
 +  {{:bild_17.png?600|}}
 +  * Der Beleg wird dennoch importiert, muss aber später manuell korrigiert werden.
 +
 +===== Testabläufe =====
 +
 +  * Öffnen eines Geschäftspartnerbelegs (Rechnung, Lieferschein) → Klick auf *EDI Export*.
 +  {{:bild_18.png?300|}}
 +  * Die XML-Datei wird im definierten Exportpfad erzeugt.
 +  * Exportzeitstempel wird gespeichert; die Strukturprüfung muss vom Handelspartner durchgeführt werden.
 +
 +===== Sonderentwicklung =====
 +
 +Da der Standard nicht ausreicht, müssen für spezielle Anforderungen per Plugin **Sonderlogiken** implementiert werden.
 +
 +===== DESADV-Import =====
 +
 +Beim Import einer **DESADV** (Versandavis) eines Lieferanten werden zusätzlich zum normalen Wareneingang automatisch folgende Schritte ausgeführt:
 +
 +  * Ein Kundenlieferschein und eine Rechnung werden in SAP Business One erstellt.
 +  * Der **UpdateOrder**-Endpunkt der DataInterchange-API wird aufgerufen, sodass die Versandmeldung über S4T an den Shop übermittelt wird.
 +  * Eine Versandmail wird an den Kunden gesendet.
 +
 +{{:bild_19.png?600|}}
 +
 +===== INVOICE-Import =====
 +
 +Zur besseren Kontrolle für die Buchhaltung wurde der **INVOIC-Import** so angepasst, dass Eingangsrechnungen in SAP Business One als **„geparkte Belege“** angelegt werden.
 +Zusätzliche Prüfungen wurden implementiert:
 +
 +  * Beim Import einer INVOIC werden die Beträge aus der empfangenen Datei mit denen der Bestellung abgeglichen.
 +  * Item Bei Abweichungen wird ein entsprechendes Hinweisfeld in SAP Business One gefüllt.
de/cobi.edi.txt · Last modified: by thuth

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