COBI.edi ist ein Hintergrunddienst für den elektronischen Datenaustausch (EDI) mit SAP Business One.
Er automatisiert den Austausch von Geschäftsdokumenten (z. B. Kundenaufträge, Lieferscheine, Rechnungen) im XML-Format zwischen SAP Business One und EDI-Dienstleistern. COBI.edi unterstützt sowohl den Import als auch den Export von Belegen und integriert Fehlerbehandlung, Backup und Überwachung direkt in SAP Business One.

Unterstützte Transaktionstypen:

• ORDERS – Import und Export von Kundenaufträgen
• DESADV – Import und Export von Lieferscheinen (Versandavis)
• ORDERSP – Import von Auftragsbestätigungen
• INVOICE – Import und Export von Rechnungen

Unterstützte EDI-Dienstleister:

• Transus
• Avedium

Automatisierung:

• Geplante Import-/Exportläufe in konfigurierbaren Intervallen
• Backup und Protokollierung aller verarbeiteten XML-Dateien
• Konsolidierung von Rechnungen in einer Rechnungsliste
• Erstellung von Speditionstouren aus offenen Lieferscheinen (optional mit Coresuite-Druck)

Fehlerbehandlung:

• Automatische SAP Business One Alarme an eine Benutzergruppe bei Importfehlern
• EDI-Log zur Überwachung, Filterung und zum Reimport korrigierter Belege
• Option zur Verwendung von Dummy-Geschäftspartnern/-Artikeln, falls Daten fehlen

Sonderentwicklungen:

• DESADV-Import: Erstellt nicht nur einen Wareneingang, sondern auch automatisch den Kundenlieferschein und die Rechnung; zusätzlich wird die DataInterchange-API über den UpdateOrder-Endpunkt aufgerufen, sodass eine Versandmeldung an den Shop gesendet und eine Versandmail an den Kunden verschickt wird.
• INVOICE-Import: Eingangsrechnungen werden als „geparkte Belege“ mit Validierung in SAP angelegt. Beträge aus der importierten Datei werden mit der Bestellung abgeglichen; Abweichungen werden in einem Hinweisfeld in SAP Business One vermerkt.

• Standard-Installationspfad: C:\COMPnet\COBI.edi
• COBI.edi läuft als Windows-Dienst und muss aktiv sein.
• Für die Konfiguration ist ein Zugriff auf SAP Business One erforderlich.
• Nach Änderungen muss der Dienst neu gestartet werden.

Im Installationsverzeichnis nutzt COBI.edi die folgenden Hauptordner:

Nach der Installation erscheinen in SAP unter Administration → Add-ons zusätzliche EDI-Einträge:

Zu finden unter:
Administration → Add-ons → EDI-Konfiguration

Wichtige Einstellungen:

• Backup-Pfad – Ablageort für XML-Backups
• Importintervall – Zeit in Minuten zwischen Importläufen
• Alarmgruppe – Benutzergruppe für automatische SAP-Alarmmeldungen bei Fehlern
• EDI-Serveradresse – (z. B. Transus/Avedium)
• Dummy-Partner-/Artikeldefinitionen – Platzhalter für nicht erkannte Daten
• Transus Import-/Exportpfade – Ordner für Austauschdateien
• Spezialoptionen – (z. B. Export mit Testkennzeichen, Packstrukturen exportieren, Rechnungsdaten aus FatherCard holen)

Zu finden unter:
Administration → Add-ons → EDI-Log

• Zentrales Überwachungs- und Fehlerprotokoll für alle Import-/Exportvorgänge
• Zeigt Status (erfolgreich, Warnung, Fehler) mit Details
• Ermöglicht Filterung und Reimport korrigierter Belege
• Ermöglicht Reexport wenn der Eintrag ein Export ist.
• Belege können als erledigt markiert werden

Zu finden unter:
Administration → Add-ons → EDI-Gruppen

• Gruppierung von Geschäftspartnern (z. B. Konzernstrukturen)
• Konfiguration von GLN-Nummern für Aufträge, Rechnungen, DESADV, ORDRSP
• Optionen für Rechnungsliste, Packstrukturen, Master-NVE, Rabattcodes, Testläufe
• Zuweisung von Belegtypen und Exportintervallen (manuell, täglich, stündlich, minütlich)

Eine EDI-Gruppe fasst mehrere Geschäftspartner (z. B. Tochtergesellschaften eines Konzerns) unter einer Konfiguration zusammen. Alle Mitglieder einer Gruppe erben die gleichen EDI-Einstellungen. Die Konfiguration erfolgt über: Administration → Add-ons → EDI-Gruppen

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

Für jeden Belegtyp muss das Exportintervall festgelegt werden:

• Manuell: Kein automatischer Export, nur auf Anforderung
• Täglich: Export zu einer definierten Uhrzeit
• Stündlich: Export alle *x* Stunden
• Minütlich: Export alle *x* Minuten

Zusätzliche Felder:

• Startzeit / Endzeit – definiert den aktiven Zeitraum für stündliche oder minütliche Exporte
• Zuletzt ausgeführt – schreibgeschütztes Feld, zeigt den Zeitpunkt der letzten Ausführung
• Aufträge ab Datum abgleichen – exportiert nur Belege mit einem Belegdatum gleich oder größer als dieser Wert
• Nur Belege der letzten X Tage exportieren – beschränkt den Export auf ein rollierendes Zeitfenster

Jede EDI-Gruppe kann mehrere Geschäftspartner enthalten. Partner können über den Button Hinzufügen in der Gruppenkonfiguration oder direkt in den Geschäftspartner-Stammdaten durch Auswahl des EDI-Gruppencodes hinzugefügt werden.

• Erstellung über: Verkauf → Rechnungsliste erstellen

• Auswahl Konsolidierungspartner und Zeitraum
• Zusammenfassung mehrerer Rechnungen in einer Liste mit fortlaufender Transaktionsnummer
• Suche über: Verkauf → Rechnungsliste suchen

• Aufruf über: Verkauf → EDI-Speditionstouren
• Nach Auswahl einer Versandart werden alle offenen Lieferscheine dieser Art angezeigt, die noch nicht zugeordnet sind

• Erstellung von Speditionstouren aus offenen Lieferscheinen

• Export möglich als Versandavis oder Tour für die Spedition
• Optional mit Coresuite-Layoutdruck

• Alle Belege werden in den Ordnern Backup/IMPORT oder Backup/EXPORT nach Transaktionstyp abgelegt.
• Alle Vorgänge werden mit Zeitstempel, Transaktionstyp, Dateiname und Status protokolliert.
• Testexporte können direkt aus der Belegansicht in SAP ausgeführt werden (Button EDI Export).

• Tritt bei einem Import ein Fehler auf, wird ein SAP Business One Alarm ausgelöst und an die in der EDI-Konfiguration hinterlegte Alarmgruppe gesendet.

• Die Alarmgruppe muss zuvor in SAP Business One unter Benutzergruppen mit dem Gruppentyp *Alarme* angelegt werden, bevor sie in der EDI-Konfiguration zugewiesen werden kann.

• Bei Importfehlern wird automatisch ein Alarm an die konfigurierte Alarmgruppe gesendet.

• Typische Fehler:

• Artikelnummer/GTIN nicht gefunden
• Geschäftspartner oder Lieferadresse nicht vorhanden

• Fehlende Daten in SAP nachpflegen (z. B. GTIN ergänzen, Geschäftspartner anlegen).
• Beleg im EDI-Log markieren → Reimport starten.

• Nach erfolgreichem Reimport: neuer Logeintrag mit Status „Reimport“ und Dokumentennummer.

• Wenn aktiviert, werden fehlende Partner oder Artikel automatisch durch Dummy-Daten ersetzt.

• Kein SAP-Alarm; stattdessen erscheint eine Warnung im EDI-Log.

• Der Beleg wird dennoch importiert, muss aber später manuell korrigiert werden.

• Öffnen eines Geschäftspartnerbelegs (Rechnung, Lieferschein) → Klick auf *EDI Export*.

• Die XML-Datei wird im definierten Exportpfad erzeugt.
• Exportzeitstempel wird gespeichert; die Strukturprüfung muss vom Handelspartner durchgeführt werden.

Da der Standard nicht ausreicht, müssen für spezielle Anforderungen per Plugin Sonderlogiken implementiert werden.

Beim Import einer DESADV (Versandavis) eines Lieferanten werden zusätzlich zum normalen Wareneingang automatisch folgende Schritte ausgeführt:

• Ein Kundenlieferschein und eine Rechnung werden in SAP Business One erstellt.
• Der UpdateOrder-Endpunkt der DataInterchange-API wird aufgerufen, sodass die Versandmeldung über S4T an den Shop übermittelt wird.
• Eine Versandmail wird an den Kunden gesendet.

Zur besseren Kontrolle für die Buchhaltung wurde der INVOIC-Import so angepasst, dass Eingangsrechnungen in SAP Business One als „geparkte Belege“ angelegt werden. Zusätzliche Prüfungen wurden implementiert:

• Beim Import einer INVOIC werden die Beträge aus der empfangenen Datei mit denen der Bestellung abgeglichen.
• Item Bei Abweichungen wird ein entsprechendes Hinweisfeld in SAP Business One gefüllt.