COBISOFT Documentation

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====== COBI.time - Benutzerhandbuch für den Standardanwender ======

===== Zweck und Anwendungsbereich =====

Die nachfolgenden Ausführungen sollen dem Standardanwender alle notwendigen Informationen zur Nutzung dieser Software im Prozess des Zeiterfassungsmanagements liefern. Es unterstützt den Anwender bei der Nutzung von COBI.time, um seine Arbeitszeiten zu erfassen, die dann in SAP Business One integriert werden.
 
** Die Dokumentation ist in nachfolgende Abschnitte unterteilt: **

  * **Allgemeine Einstellungen**:
                * Gerätekonfiguration
                * Spracheinstellungen
                * Ansicht
                * Profilbild

  * **Mitarbeiter-Zeiterfassung:**
                * Dashboard
                * Menüleiste
                * Digitale Stechuhr
                * Anwesenheitsliste
                * Benachrichtigungen
                * Monatsübersicht

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===== Allgemeine Einstellungen =====
**Gerätekonfiguration**

Wenn man den Domain Namen mit /start eingibt bekommt man die Konfigurationsmaske von COBI.time angezeigt. 

Beispiel: https://cobitime-url/start

Man hat hier die Möglichkeit einzustellen, wie man sich einloggen möchte. Wählen sie die gewünschte Konfiguration aus und klicken Sie auf Speichern.

{{:de:start.png?900|}}

Der Benutzer Name wird generell aus SAP Business One übernommen. Sollte kein SAP User Code hinterlegt sein, wird vom Administrator ein Benutzername vor dem Import aus SAP Businnes One händisch vergeben. 

Beim Import der Mitarbeiter von SAP in COBI.time vergibt der Administrator ein einmaliges Start Passwort. Man wird bei dem Versuch sich erstmalig einzuloggen, aufgefordert das Passwort entsprechend zu ändern.

{{:playground:passwort.jpg?nolink&400|}}

Der PIN wird beim Import automatisch generiert und kann beim Administrator erfragt werden.

RFID Chips können vom Administrator aktiviert und zur Verfügung gestellt werden.

PIN-Freischaltung \\
Um die Eingabe einer PIN in COBI.time zu aktivieren, wird ein Freischalt-Passwort benötigt.

{{:playground:terminal_modus_digitale_stechuhr.jpg?nolink&600|}}

{{:de:terminalmodus.png?400|}}

Setzt man den Hacken beim „Terminal Modus“ so springt das System automatisch nach 15 Sekunden (Standard) zurück in die Login Maske. Die Zeit kann entsprechend angepasst werden. Der Terminal Modus ist sinnvoll, wenn sich zum Beispiel mehrere Anwender (Produktion, Lager ect.) auf einem Tablet einloggen müssen.

Wird COBI.time im Terminal verwendet, bekommt der Mitarbeiter beim Einloggen lediglich die Digitale Stechuhr angezeigt und nicht das komplette Dashboard.
===== Spracheinstellungen =====

Des Weiteren gibt es die Möglichkeit die bevorzugte Sprache, mit der Sie arbeiten möchten, auszuwählen. Diese Funktion finden Sie in der oberen rechten Ecke. COBI.time ist sowohl auf Deutsch, Englisch und Französisch verfügbar.

{{:de:sprache.png?150|}}

===== Ansicht =====

COBI.time kann sowohl im Dunkel- als auch im Hellmodus betrieben werden. Den Schieberegler zur Umstellung der Ansicht finden Sie auch in der oberen rechten Ecke, und zwar links neben der Sprachauswahl.

{{:playground:hell-_und_dunkel_modus.jpg?nolink&400|}} 

===== Profilbild einfügen =====

Um ein Profilbild einzufügen oder zu ändern, klickt man auf die davor gesehene Stelle in der Menüleiste und lädt das gewünschte Bild hoch.

{{:playground:profilbild_aendern.jpg?nolink&150|}}

===== Mitarbeiter Zeiterfassung ===== 

===== Dashboard =====

Nachdem alle generellen Einstellungen ausgewählt wurden, können Sie sich nun als autorisierter Mitarbeiter in COBI.time einloggen und erhalten nachfolgendes Dashboard.

{{:playground:dashboard.jpg?nolink&800|}} 

Das Dashboard ist in 5 Bereiche eingeteilt. Siehe nachfolgende Punkte 1 – 5 bezogen auf die Darstellung oben.

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==== 1. Menüleiste ====

{{:playground:symbol_zeiterfassung.jpg?nolink&250|}} 

Beim Klicken auf das Symbol „**Zeiterfassung**“ wird das komplette Dashboard angezeigt.

{{:playground:symbol_anwesenheitsliste.jpg?nolink&250|}}

Beim Klicken auf das Symbol „**Anwesenheitsliste**“ bekommt man, je nach Recht, die Übersicht der gesamten Mitarbeiter oder nur die der Team Kollegen. Das Recht für die entsprechende Ansicht wird vom Administrator vergeben.

{{:playground:symbol_abwesenheitsantrag.jpg?nolink&250|}}

Beim Klicken auf das Symbol „**Abwesenheitsantrag**“ öffnet sich ein weiteres Fenster mit einem Drop Down Menü mit einer Auflistung von Abwesenheitsgründen. 

{{:playground:abwesenheit.jpg?nolink&400|}}

Man kann jetzt einen Abwesenheitsgrund auswählen, zwischen halb- oder ganztägig unterscheiden und das gewünschte Datum festlegen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, einen Kommentar oder einen Anhang hinzuzufügen.

Es ist außerdem möglich, mehrere Tage am Stück auszuwählen. \\
Bei einer Auswahl von mehr als zwei Tagen bitte Start- und Enddatum anklicken. 

Beim Klicken auf den Button „**Abwesenheit anfragen**“ wird \\ dieser dem Vorgesetzten zur Genehmigung weitergeleitet.

{{:playground:symbol_ausloggen.jpg?nolink&250|}}

Hier kann man sich aus COBI.time ausloggen, was nochmal entsprechend bestätigt werden muss.
Nachfolgendes Fenster erscheint nach dem Klicken auf „Ausloggen“:

{{:playground:fenster_ausloggen.jpg?nolink&250|}}

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==== 2. Digitale Stechuhr ====

** Buttons Kommen/ Dienstreise **

Diese dienen in erster Linie dazu die tägliche Zeiterfassung zu starten. In dem man auf den Button „Kommen“ klickt wird die Arbeitszeiterfassung gestartet. Des Weiteren gibt es noch den „Dienstreise“ Button, der rechts neben dem „Kommen“ angezeigt werden kann. Dieser hat die gleiche Funktion wie „Kommen“, die Zeit wird entsprechend gestartet. Es gibt zwei Varianten für das Anzeigen des „Dienstreise“ Buttons. Dieser kann generell angezeigt werden oder nur wenn für den Tag eine genehmigte Dienstreise vorliegt.

{{:playground:dienstreise_button.jpg?nolink&250|}}
 
Hinweis: Die Funktion der Dienstreise ist keine generelle Funktion, diese wird in den Einstellungen vom Administrator aktiviert, wenn diese für die Mitarbeitenden relevant ist.

**Button Standort Auswahl**

Über den Button „Standort“ kann man auswählen, wo man sich gerade befindet, dies wird in der Anwesenheitsliste mit einem entsprechenden Icon für Kollegen sichtbar angezeigt. Das Icon erscheint auch in der oberen linken Ecke der digitalen Stechuhr.

{{:playground:standort_auswahl.jpg?nolink&200|}}   

Standort Icons:

{{:playground:icons_standort.jpg?nolink&100|}}

Nachdem die Arbeitszeit gestartet wurde, wird die gearbeitete Zeit mittig im grauen Kreis angezeigt. Der Zeitkreis färbt sich von grau nach rot bis hin zu grün, wenn die Soll Arbeitszeit für diesen Tag erreicht wurde. 
 
Nachdem die Arbeitszeit gestartet wurde, ändern sich die Buttons in der digitalen Stechuhr wie folgt.

{{:playground:digitale_stechuhr_arbeitszeit_gestartet.jpg?nolink&300|}}

**Button Pausen buchen**

Über diese Funktionen werden Pausen gestartet und beendet. Nachdem man den „Pause Start“ Button betätigt hat, erscheint automatisch der „Pause Ende“ Button.

{{:playground:pause_start_button.jpg?nolink&100|}}
{{:playground:pause_ende_button.jpg?nolink&100|}}


Während der Pause ändert sich die Farbe des Zeitkreises auf gelb. Der Mitarbeiter wird ebenfalls gelb in der Anwesenheitsliste angezeigt, so dass für jeden ersichtlich ist wer sich momentan in einer Pause befindet.


{{:playground:anwesenheitsliste_pause.jpg?nolink&250|}}


**Button Aktivitäten buchen**

Nachdem die Arbeitszeit gestartet wurde, hat man über den „+Aktivität“ Button die Möglichkeit innerhalb der Arbeitszeit auf Projekte, Serviceabrufe, Finanzprojekte und Kostenstellen zu buchen. Nach klicken auf den Button öffnet sich folgendes Auswahl Menü:
 
{{:de:projekt.png?350|}}

Nachdem ein Projekt ausgewählt und bestätigt wurde, erscheint dies ebenfalls als Information in der digitalen Stechuhr unter dem Mitarbeiter Namen.
Projekte, Serviceabrufe und Finanzprojekte werden direkt aus SAP Business One übernommen und können nicht in COBI.time angelegt werden.

 
Die Zeitbuchung auf das Projekt kann über den Button „Projekt Ende“ beendet werden. Auch während der Buchung auf ein Projekt können Pausen gebucht werden. Wenn für Projektstufen kein Name im SAP vergeben wurde, werden diese Stufen zur Auswahl als Leer Feld angezeigt. 

Über das Feld „Suche“ kann auch gezielt nach Projekten gesucht werden.


Das Buchen auf Projekten und Kostenstellen ist keine generelle Funktion, diese wird vom Administrator in den Einstellungen und bei der Berechtigungsvergabe aktiviert, wenn diese für die Mitarbeiter relevant ist.


**Informationsfeld**

In der rechten oberen Ecke der digitalen Stechuhr befindet sich ein Icon, wo man persönliche Informationen abrufen kann.

{{:playground:informations_fenster.jpg?nolink&450|}}

Nachdem man auf das „Information anzeigen“ Icon geklickt hat, öffnet sich nachfolgendes Fenster:

{{:de:info.png?400|}}


Man hat hier einen Überblick über den Anwesenheitsstatus, die heutige Arbeitszeit inklusive Pausen und dem gesamten Saldo seit dem der Mitarbeiter angefangen hat COBI.time zu benutzen. Es werden entsprechend Plus- oder Minusstunden angezeigt. Außerdem bekommt man in der unteren Hälfte eine Übersicht über den Gesamturlaub (verplant, offen, unbestätigt und genommen) angezeigt. Des Weiteren kann man sowohl Zeitkorrektur- als auch Abwesenheitsanträge aus dem Info Fenster heraus stellen.

**E-Mail Benachrichtigungen**

In der oberen rechten Ecke des Infofensters kann man aktivieren, ob man eine Benachrichtigung per E-Mail erhalten möchte, wenn ein Abwesenheitsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.

{{:de:e-mail_benachrichtigung_.png?600|}}

**Monatliche Historie**

Beim Klicken auf den „Saldo“ hat man die Möglichkeit seine monatliche Historie zu öffnen.

{{:playground:monatliche_historie_oeffnen.jpg?nolink&200|}}

Man erhält nachfolgende Ansicht pro Monat in der sämtliche An- und Abwesenheiten angezeigt werden. Darüber hinaus kann man über die Pfeile monatsweise vor- und zurückspringen.

{{:playground:ansicht_monatliche_historie.jpg?nolink&600|}}

Beim Klicken auf einzelne Tage bekommt man eine Übersicht des ausgewählten Tages angezeigt, so dass man hier nochmal einzelne Buchungen genauer nachvollziehen kann.

{{:playground:anzeige_tageshistorie.jpg?nolink&600|}}

**Zeitkorrekturantrag**

Es kommt vor das Mitarbeiter vergessen Zeiten oder andere Aktivitäten zu loggen, mit nachfolgender Funktion kann man einen Antrag auf Zeit Korrektur stellen. 

{{:de:2._zeitkorrekturantrag.jpg?200|}}

Wenn man diese Funktion auswählt, erhält man nachfolgende Maske:

{{:de:3.0_zeitkorrekturantrag.jpg?600|}}


Beim Klicken auf das Datumsfeld öffnet sich der Kalender, an den Tagen mit grünen Punkten besteht bereits eine Zeitbuchung, die man gegebenenfalls korrigieren möchte. Bei Tagen ohne Markierung besteht keine Zeitbuchung, hier könnte man auch eine Zeitkorrektur für einen kompletten Tag beantragen.

{{:de:3.1_zeitkorrekturantrag.jpg?600|}}

Man wählt nun den Tag aus an dem man eine Zeitkorrektur beantragen möchte. Im nachfolgenden Beispiel wurde ein Tag ausgewählt an dem sich der Mitarbeiter vergessen hat morgens einzuloggen. Er hat dies um 9:42 Uhr nachgeholt und stellt nun einen Antrag auf Zeitkorrektur da er seine Arbeit bereits um 7:30 Uhr begonnen hat.

{{:de:4._zeitkorrekturantrag.jpg?400|}}

Hierzu klickt man auf die Uhrzeit, die man korrigieren möchte, in diesem Fall 9:42 Uhr, und ändert diese auf die gewünschte Uhrzeit ab.
Außerdem hat man noch die Möglichkeit über den „Plus“ Button oben rechts zum einen komplette Tage als Arbeitszeit oder auch sogenannte „Aktivitäten“ nachzubuchen. 
Beim Klicken auf „Aktivitäten“ öffnet sich das Auswahlfenster, identisch mit dem in der Digitalen Stechuhr (Aktivitäts Button) in der man die Projekte, Serviceabrufe, Finanzprojekte und Kostenstellen angezeigt bekommt. Man könnte hier Zeitkorrekturen beantragen, wenn vergessen wurde auf solche Aktivitäten zu buchen.

{{:de:4a._zeitkorrekturantrag.jpg?400|}}

In allen Fällen ist es zwingend den Grund der Zeit Korrektur im Kommentarfeld einzugeben, danach kann der Antrag gesendet werden. Dieser wird dem eingetragenen Manager/ Teamleiter zugestellt.

{{:de:5._zeitkorrekturantrag.jpg?400|}}













**Abwesenheitsantrag**

Man hat auch die Möglichkeit im Infofenster einen Abwesenheitsantrag zu initiieren, in dem man auf das Flugzeug neben „Zeitkorrekturantrag“ klickt.

{{:de:abwesenheitsantrag.png?400|}}

Man gelangt zur gleichen Maske wie vom Symbol „Abwesenheitsantrag“ in der Menüleiste.


**Zeitbericht**

Über das Symbol rechts neben dem Saldo, kann man sich den eigenen Zeitbericht abrufen.

{{:playground:symbol_zeitbericht.jpg?nolink&400|}}

Nach dem man den Button „Zeitbericht“ ausgewählt hat, erhält man eine Übersicht eines monatlichen Zeitberichtes, in dem die Tagesbuchungen, Ist- und Sollarbeitszeit und die entsprechende Abweichung in Prozent angezeigt werden.

Mit den roten Pfeilen oben links und rechts kann man monatsweise blättern. Mit dem „Export“ Button in der oberen rechten Ecke kann der Zeitbericht in eine Excel Tabelle importiert werden und zur weiteren Verarbeitung verwendet werden.

{{:de:zeitbericht.png?700|}}

==== 3. Anwesenheitsliste ====

{{:de:anwesenheitsuebersicht.png?150|}}

Oben Rechts werden anwesende sowie abwesende Mitarbeiter angezeigt.

Beim Klicken auf den Button „Alle Anzeigen“ bekommt man eine Übersicht aller Mitarbeiter oder Teamkollegen, je nachdem, wie der Administrator das Ansichtsrecht vergeben hat. Die Funktion der Anwesenheitsliste ist gleichzusetzten mit dem Symbol in der Menüleiste unter Punkt 1.

{{:playground:anwesenheitsliste.jpg?nolink&600|}}

Übersicht Anwesenheitsliste:

{{:playground:anwesenheitsliste_erklaert.jpg?nolink&600|}}

In der Anwesenheitsliste hat man oben links eine Suchfunktion, in der man nach Vor- oder Nachnamen nach Kollegen suchen kann. Daneben gibt es eine Filterfunktion, in der man sich Abteilungen separat anzeigen lassen kann. Des Weiteren kann man im Kästchen daneben einen Hacken setzten und sich nur anwesende Kollegen anzeigen lassen.

Den Status der Kollegen kann man an der hinterlegten Farbe bzw. an den angezeigten Symbolen erkennen, siehe Legende rechts im Bild.

==== 4. Benachrichtigen ====

Im Benachrichtigungsfeld wird angezeigt, wenn gestellte Abwesenheitsanträge genehmigt oder abgelehnt worden sind. Alternativ kann man hierzu die E-Mail-Funktion nutzen, wie unter Punkt 2. Digitale Stechuhr – E-Mail Benachrichtigungen beschrieben.

==== 5. Monatsübersicht ====

In der Monatsübersicht bekommt man seine durchschnittliche Arbeits- und Pausenzeit und dazu den passend den Saldo angezeigt.

Über den Button „Zeige Historie“ kann man in die identische Historie abspringen, wie unter Punkt 2. Digitale Stechuhr – Monatshistorie.

{{:playground:monatsuebersicht.jpg?nolink&400|}}

===== Zusatzmodule =====

Je nachdem welche Rechte der Administrator vergibt, könnte der Mitarbeiter noch ein zusätzliches Modul in der Menüleiste links angezeigt bekommen, die Manuelle Zeiterfassung.

{{:playground:manuelle_zeiterfassung.jpg?nolink&200|}}

Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Es wurde nur das Recht „Manuelle Zeiteingabe“ vergeben, dann öffnet sich nachfolgendes Fenster:

{{:playground:manuell_buchen_ohne_projekt.jpg?nolink&500|}}

Hier hat der Mitarbeiter die Möglichkeit Zeiten nur in der Vergangenheit zu buchen.

2. Es wurden die Rechte „Manuelle Zeiterfassung“ und „Projektzeiten“ vergeben, dann öffnet sich folgendes erweiterte Fenster:

{{:de:arbeitszeit_buchen.png?600|}}

Der Mitarbeiter hat hier die Möglichkeit, Zeiten auf Projekte, Geschäftspartner und Serviceabrufe etc., z. B. am Vortag bzw. in der Vergangenheit, nachzubuchen.
Mit dem aktuellen Update wurde das Fenster um die Felder Kostenstelle und Finanzprojekte erweitert. Somit können die gebuchten Zeiten nicht nur einem Projekt, sondern auch direkt einer Kostenstelle oder einem Finanzprojekt zugeordnet werden. Dies ermöglicht eine genauere Auswertung und Nachvollziehbarkeit der erfassten Arbeitszeiten im Hinblick auf die internen Unternehmensstrukturen.

In beiden Fällen klickt man in die entsprechenden Felder und wählt die gewünschten Uhrzeiten bzw. Projekte, Geschäftspartner, Serviceabrufe, Kostenstellen oder Finanzprojekte aus.

Anmerkung: Das Recht der manuellen Zeitbuchung wird selten allein an die Mitarbeiter vergeben. Dies käme zum Beispiel zum Einsatz, wenn der Mitarbeiter vergessen hätte, sich am Vortag bei COBI.time ein- oder auszuloggen, und möchte nun die Arbeitszeit entsprechend nachtragen. Diese Vorgänge werden in der Regel über den Vorgesetzten mit entsprechenden Kommentaren genehmigt.

Das Recht der manuellen Zeitbuchung in Verbindung mit dem Recht Projektzeiten wird häufiger vergeben. Die Mitarbeiter haben hier die Möglichkeit, Projektzeiten in der Vergangenheit im Rahmen ihrer Arbeitszeit nachzutragen.

Letztendlich hängt die Rechtevergabe beider Aspekte davon ab, wie die Unternehmenspolitik interpretiert wird.

====== COBI.time - User Manual for the Standard User ======

===== Purpose and area of application =====

The following information is intended to provide the standard user with all the necessary information for using this software in the time recording management process. It supports the user in using COBI.time to record his working times, which are then integrated into SAP Business One.
 
** The documentation is divided into the following sections **

  * **General settings:**
      * Device configuration
      * Language settings
      * View
      * Profile Picture

  * **Employee time recording:**
      * Dashboard
      * Menu bar
      * Digital time clock
      * Attendance list
      * Notifications
      * Monthly Overview

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===== General Settings =====

**Device configuration**

If you enter the domain name with /start, the configuration mask of COBI.time is displayed. 

Example: https://cobitime-url/start

You have the option here of choosing the way you want to log in. Select the desired configuration and click on
Save.

{{:playground:51._configure_login.jpg?400|}}

The username is generally taken from SAP Business One. If no SAP user code is defined, a username can be assigned manually by the administrator before the import from SAP Business One. 

When importing employees from SAP into COBI.time, the administrator assigns a unique start password for all employees. When trying to log in for the first time, employees are requested to change the password accordingly.

{{:playground:52._change_of_password.jpg?300|}}

The PIN is generated automatically during import and can be requested from the administrator.

RFID chips can be activated and made available by the administrator.

If the "Terminal mode" checkbox is ticked, the system automatically returns to the login screen after 15 seconds (default). The time can be adjusted accordingly. Terminal mode is useful if, for example, several users (production, warehouse, etc.) have to log in on one tablet.

If COBI.time is used in the terminal, the employee is only shown the digital time clock when logging in and not the complete dashboard.
 
{{:playground:53._digital_clock.jpg?300|}}

{{:en:cobi.time:terminal_modus.png?400|}}

If the checkbox **“Terminal Mode”** is activated, the system automatically returns to the login screen after 15 seconds (default).
The time can be adjusted as needed.
The terminal mode is useful, for example, when multiple users (e.g., from production or warehouse) need to log in on the same tablet.


===== Language settings =====

You also have the option of selecting your preferred language to work with. This function can be found in the top right-hand corner. COBI.time is available in both German, English and France.

{{:en:cobi.time:sprache.png?150|}}

===== Display View =====

COBI.time can be operated in both dark and light mode. The slider for changing the view can also be found in the top right-hand corner, to the left of the language selection.

{{:playground:55._light_and_dark_mode.jpg?350|}}

===== Insert profile picture =====

To add or change a profile picture, click on the image area at the top of the menu bar and upload the chosen picture.

{{:playground:56._change_picture.jpg?150|}}

===== Employees Time Recording =====

===== Dashboard =====

After all general settings have been selected, you can now log in to COBI.time as an authorised employee and receive the following dashboard.

{{:playground:57._dashboard.jpg?800|}}

The dashboard is divided into 5 areas. See points 1 - 5 below in relation to the illustration above.

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==== 1. Menu Bar ====

{{:playground:58._timekeeping.jpg?200|}}

By clicking on the **"Time recording"** icon, the complete dashboard is displayed.

{{:playground:59._presence_list.jpg?200|}}

When you click on the **"Attendance list"** icon, you get an overview of all employees or just the team colleagues, depending on the authorisation given. The authorisation for the corresponding view is assigned by the administrator.

{{:playground:60._absence_request.jpg?200|}}

By clicking on the **"Absence request"** icon, another window opens with a drop-down menu with a list of reasons for absence.

{{:playground:61._absence_request_2_.jpg?600|}}

You can now select an absence reason, choose between half-day or full-day, and set the desired date.
Additionally, you can add a comment or an attachment.

It is also possible to select multiple consecutive days.
When selecting more than two days, please click both the start and end date.

By clicking the “Request Absence” button, the request is forwarded to the supervisor for approval.


{{:playground:62._log_out.jpg?200|}}

Here you can log out of COBI.time, which must be confirmed again.
The following window appears after clicking on "Log out":

{{:playground:63._log_out_2_.jpg?300|}}

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==== 2. Digital Time Clock ====

__Buttons Coming / Business trip__

These are primarily used to start the daily time recording. Clicking on the " Coming" button starts the time recording for the day. There can be also the "Business trip" button, which is displayed to the right of the "Coming" button. It has the same function; the time is started accordingly. There are two options for displaying the "Business trip" button. This can be displayed in general or only if there is an authorised business trip for the day. 

{{:en:cobi.time:business_trip.png?400|}}

**Note:** The business trip function is not a general function; it is activated by the administrator in the settings if it is relevant for the employees.

**Location Selection Button**

You can use the "Location" button to select where you are currently working, which will be shown in the attendance list with a corresponding icon visible to colleagues. The icon also appears in the top left-hand corner of the digital time clock.

{{:playground:65._location.jpg?200|}}   

Standort Icons:

{{:playground:65a_locaiton_icons.jpg?100|}}

Once the working time has been started, the time worked is displayed in the centre of the grey circle. The time circle changes colour from grey to red to green when the target working time for that day has been reached. 
 
After the working time has been started, the buttons in the digital time clock are changing as follows.

{{:playground:66._digital_clock_2_.jpg?300|}}

**Button „Book Breaks“**

This function can be used to start and end breaks. After pressing the " Break start" button, the " Break end" button appears automatically.

{{:playground:67._break_start_and_end_buttons.jpg?200|}}

During the break, the colour of the time circle changes to yellow. The employee is also displayed in yellow in the attendance list so that everyone can see who is currently on a break.

{{:playground:68._in_break.jpg?300|}}

**Button „+ Activity“**

After starting the working time, you can use the “+Activity” button to book time to projects, service calls, financial projects, or cost centers during the active working session.
After clicking the button, the following selection menu appears:

{{:playground:69.1_activity_button.jpg?150|}}

{{:en:cobi.time:choose_activity.png?400|}}

Once the working time has been started, you can use the "+Activity" button to book time on projects, service calls and financial projects within the working time. After clicking on the button, the following selection menu opens:

Once a project has been selected and confirmed, this also appears as information in the digital time clock under the employee's name.

Projects, service calls and financial projects are taken directly from SAP Business One and cannot be created in COBI.time.

The time booking for the project can be ended using the "End project" button. Breaks can also be booked during booking on a project. If no name has been assigned to project stages in SAP, these stages are displayed as an empty field for selection. 

The "Search" field can also be used to search for specific projects.
 
Posting to projects is not a general function; it is activated by the administrator in the system settings and in the authorisation assignment if this is relevant for the employees.

**Information Field**

In the top right-hand corner of the digital time clock there is an icon where you can call up personal information.

{{:playground:70._information_field.jpg?300|}}

After clicking on the "Show information" icon, the following window opens:
 
{{:juliebowens.png?nolink&400|}}

Here you have an overview of the attendance status, the current working time including breaks and the total balance since the employee started using COBI.time. Plus or minus hours are displayed accordingly. In addition, an overview of the total leave (planned, open, unconfirmed and taken) is displayed in the lower half. Furthermore, you can submit both time correction and absence requests from the info window.

**E-Mail Notifications**

In the top right-hand corner of the info window, you can activate whether you would like to receive an e-mail notification when an absence request has been approved or rejected.

{{:playground:72._email_settings.jpg?300|}}


**Monthly History**

By clicking on "Balance", you can open your monthly history.

{{:playground:73._todays_working_time.jpg?200|}}

You get the following view per month in which all attendances and absences are displayed. You can also use the arrows to navigate forwards and backwards by month.

{{:playground:74._history.jpg?500|}}

By clicking on individual days, an overview of the selected day is displayed so that single bookings can be traced in more detail.

{{:playground:75._history_day.jpg?500|}}

**Time correction request**

It happens that employees forget to log times or other activities. You can use the following function to submit a request for time correction.

{{:time_correction_request.png?nolink&200|}}

If you select this function, you will get the following mask:

{{:time_correction_menue.png?nolink&600|}}

When you click on the date field, the calendar opens; on the days with green dots there is already a time booking that you might want to correct. For days without marking, there is no time booking; you could also request a time correction for a complete day.

{{:3.1_time_correction.jpg?nolink&600|}}

You now select the day on which you would like to request a time correction. In the example below, a day was selected on which the employee forgot to log in in the morning. He did this at 9:42 a.m. and is now submitting a request for a time correction because he started his work at 7:30 a.m.

{{:4._time_correction.jpg?nolink&600|}}

To do this, click on the time you want to correct, in this case 9:42 a.m., and change it to the desired time.
You also have the option of using the “Plus” button at the top right to book entire days as working hours or so-called “activities”. 
When you click on “Activities” the selection window opens, identical to that in the digital time clock (activity button) in which you can see the projects, service calls, financial projects and cost centers. You could request time corrections here if you forgot to book such activities.

{{:4a._time_correction.png?nolink&400|}}

In all cases it is mandatory to enter the reason for the time correction in the comment field, after which the application can be sent. This will be sent to the registered manager/team leader.

{{:5._time_correction.jpg?nolink&400|}}

**Absence Request**

You also have the option of initiating an absence request in the info window by clicking on the plus next to "Absence request".

{{:en:cobi.time:absence_request.png?500|}}

The same mask appears as from the "Leave request" icon in the menu bar.


**Time Report**

You can retrieve your own time report using the symbol to the right of the balance.

{{:playground:77._time_report.jpg?300|}}

Once you have selected the "Time report" button, you will see an overview of a monthly time report, in which the daily bookings, actual and target working time and the corresponding difference in per cent are displayed.

The red arrows at the top left and right can be used to scroll month by month. With the "Export" button in the top right-hand corner, the time report can be exported into an Excel spreadsheet and used for further processing.

{{:playground:78._time_report.jpg?800|}}

==== 3. Attendance List ====

{{:en:cobi.time:employees.png?200|}}

In the upper-right corner, present and absent employees are displayed.

By clicking on the "Show all" button, you get an overview of all employees or team colleagues, depending on how the administrator has assigned the viewing rights. The attendance list function is the same as the icon in the menu bar under point 1.
 
{{:playground:79._presence_list.jpg?800|}}

Overview Attendance List:

{{:playground:80._overview_presence_list.jpg?800|}}

The attendance list has a search function in the top left-hand corner where you can search for colleagues by first name or surname. There is also a filter function in which you can display departments separately. You can also tick the box next to it to display only colleagues who are present.

The status of the colleagues can be recognised by the highlighted colour or the displayed symbols, see legend on the right of the image.


==== 4. Notifications ====

The notification field shows when absence requests have been approved or rejected. Alternatively, you can use the e-mail function as described under point 2. Digital time clock - e-mail notifications.




==== 5. Monthly Overview ====

In the monthly overview, you can see your average working and break time and the corresponding balance.

By clicking on the "Show history" button, you can jump to the identical history as under point 2. Digital time clock - monthly history.

{{:playground:81._monthly_history.jpg?300|}}

==== Additional Modules ====

Depending on the rights assigned by the administrator, the employee could be shown an additional module in the menu bar on the left, the manual time recording.

{{:playground:82._manual_time_recording.jpg?200|}}

There are two options here:

1. if only the "Manual time entry" right has been assigned, the following window opens:

{{:playground:83._manual_time_recording_2_.jpg?500|}}

The employee has the option of booking times in the past only.

2. The rights "Manual time recording" and "Project times" have been assigned, then the following extended window opens:

{{:playground:84._manual_time_recording_3_.jpg?500|}}

The employee has the option of booking times on projects, business partners and service calls etc., e.g. on the previous day or in the past. 

In both cases, click in the corresponding fields and select the desired times or projects, business partners, service calls, etc.

__Note:__
The right of manual time booking is rarely assigned to employees alone. This would be used, for example, if the employee had forgotten to log in or out of COBI.time the day before and now wants to enter the working time accordingly. These processes are usually authorised by the line manager with appropriate comments.

The manual time booking authorisation in conjunction with the project times authorisation is assigned more frequently. Here, employees have the option of adding project times in the past as part of their working time. 

Ultimately, the assignment of rights for both aspects depend on how the company policy is defined.